Coordonnateur.trice - événements d'affaires at Tourisme… · Montreal

Vous êtes un Coordonnateur ou une Coordonnatrice aux événements passionné.e, organisé.e et maître de son agenda? Vous avez l’expérience de coordination de projets avec plusieurs fournisseurs, partenaires et clients à votre actif? Vous partagez le succès d'activités promotionnelles et commerciales ou vous vous êtes démarqué.e par votre souci du détail, votre capacité à prévoir les imprévus et votre support technique et administratif rigoureux? Dans ce poste, vous mettrez à profit votre dynamisme et votre passion pour l'événementiel à assurer le support à la planification de nos événements d'affaires, salons et des activités promotionnelles et commerciales qui mettent en vedette Montréal.

En vous joignant à l'équipe de Tourisme Montréal, vous participez au déploiement d’initiatives durables dans la continuité du Plan stratégique.

À propos de nous  

Tourisme Montréal est un organisme privé sans but lucratif qui fait la promotion de Montréal comme destination touristique depuis plus de 100 ans. Grâce à son travail, la métropole se positionne aujourd’hui comme l’une des plus importantes destinations à l’international. Au quotidien, l’organisme déploie de nombreuses initiatives pour offrir une expérience unique aux visiteuses et visiteurs tout en maximisant les retombées économiques, sociales et culturelles du tourisme de façon harmonieuse et soucieuse. Rassemblant plus de 1 000 membres de l’industrie touristique, il joue un rôle de premier plan dans la gestion et le développement de l’offre touristique montréalaise. Tourisme Montréal contribue également au développement économique, urbain et culturel de Montréal. 

Chez Tourisme Montréal, on est animé·es par une passion commune et motivé·es par une mission rassembleuse. On est fier·ères de contribuer à faire rayonner Montréal avec une organisation reconnue comme un chef de file de l’industrie touristique. On s’accomplit en ayant un impact positif, au-delà même de notre métier, et on le fait en équipe. On sent qu’on fait une différence et ça nous propulse. Tourisme Montréal est un terrain de jeu grand ouvert, où on sent que notre contribution est significative.

Quelle est votre mission

Sous la supervision de la cheffe d’équipe – événements affaires, le coordonnateur ou la coordonnatrice aux événements doit fournir un support à l’orchestration d’initiatives événementielles, selon les objectifs spécifiques du marché ventes affaires. Vous travaillez en étroite collaboration avec les gestionnaires des événements, ainsi que le département des finances afin de produire et finaliser les rapports de coûts et la facturation selon les budgets et les échéances prévues.

Principales responsabilités

• Aide à la recherche et à la coordination de tous les événements Campagne Affaires dont des salons, des événements Signature, des tournées de familiarisation et tous autres événements avec activation

• Création des invitations et des mots de remerciements à travers notre base de données

• Assurer un suivi rigoureux et effectuer les relances nécessaires, par courriel ou par téléphone, afin d’optimiser le taux de participation aux événements.

• Gestion d’inscriptions de divers événements, salons ou autres

• Coordination des besoins des clients en transport et en hébergement

• Effectuer des recherches et créer des profils clients pour les événements de la Campagne Affaires, les kiosques de ventes et les visites commerciales.

• Préparation des sondages de satisfaction pour les clients et partenaires

• Traitement des données post-événement, en compilant les informations recueillies, mettre à jour la base de données et assigner les suivis aux gestionnaires concernés

• Contacter les fournisseurs au besoin, par téléphone ou par Teams

Autres tâches administratives 

• Demande de paiements et suivis de factures

• Responsable de la mise-à-jour régulière du fichier de budget des Finances ainsi que le Grand Tableau des événements

• Maintien des documents de la Campagne Affaires et du tableau des valeurs mensuelles

• Rédaction et préparation de divers documents administratifs, incluant les itinéraires pour les tournées de familiarisation, les confirmations destinées aux clients, ainsi que tout autre document lié à l’organisation et à la coordination d’un événement. Préparation des cocardes, marque-places, cadeaux et tout autre matériel requis.

• Participation aux réunions mensuelles avec les différents marchés et envoi de minutes

• Gestion de l’expédition de boîtes pour divers événements, incluant la complétion de formulaires requis, notamment ceux liés aux douanes pour les envois vers les États-Unis.

Ce qui vous caractérise

• Posséder au minimum un DEC ou études en événementiel, dans l’industrie du tourisme ou de l’hôtellerie un atout

• Expérience de minimum 2 ans en événementiel;

• Maîtrise de la suite Microsoft Office;

• Maîtrise de l’anglais et du français (parlé et écrit), des événements peuvent avoir lieu au Canada, aux États-Unis et à l’International;

• Expérience en gestion de projets;

• Expérience de gestion budgétaire ;

Ce qui vous démarquera

• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers à la fois ;

• Sens de l’organisation et gestion des priorités ;

• Initiative, autonomie et professionnalisme ;

• Excellente aptitude pour le service à la clientèle;

• Excellente capacité en analyse de besoins et résolutions de problème ;

• Esprit d’équipe et créativité ;

• Capacité à bien communiquer ;

• Personne organisée et rigoureuse ;

• Rigueur et souci du détail;

• Diplomatie;

• Débrouillardise et autonomie;

• Flexibilité en termes de tâches;

• Doit être en mesure d’être disponible pour événements locaux, en soirée et fin de semaine

Ce que nous offrons

• Salaire annuel concurrentiel déterminé en fonction d'une échelle salariale, indexé annuellement

• REER collectif égalé par l’employeur jusqu’à concurrence de 5 % du salaire

• 3 semaines de vacances payées dès le début de l’année de référence

• Assurances collectives complètes, PAE et télémédecine après 3 mois, en partage de coûts 50/50

• Compte santé de 350$ par année

• Jours ouvrables de congé payé entre Noël et le Jour de l’an, 7 journées de congé maladie et 3 journées de congés personnels par année civile

• Contribution de l’employeur à 50% du coût sur l’abonnement annuel Opus (+ 8% rabais portion payé par STM, RTM)

Ce n‘est pas tout

• Horaire de 35 heures et horaire compressé l’été

• 9 jours fériés + 1 jour à Pâques

• Politique de travail hybride offrant jusqu’à 2 jours par semaine en télétravail ; possibilité de faire du télétravail hors Québec jusqu’à 10 jours consécutifs par année, en combinaison d’une ou de deux semaines de vacances ;

• Programme d’accueil, d’intégration structurée visant la cohésion d’équipe et la transversalité ;

• Programme de développement des compétences et de formations ;

• Accès à plusieurs attraits touristiques, événements et festivals gratuits, toute l’année ;

• Un bureau lumineux en plein cœur du Centre-ville, à proximité du métro McGill et Bonaventure, à côté de l’hôtel Reine-Élizabeth

• Invitations et billets gratuits pour des événements culturels et sportifs.

• Une équipe soudée et un environnement de travail dynamique.

En posant votre candidature, vous consentez expressément au partage des données confidentielles figurant dans votre application au sein de notre entreprise. Vous consentez aussi à ce qu'on utilise votre numéro de téléphone pour vous contacter par texto ou appel téléphonique concernant le processus de recrutement et les opportunités d'emploi. Les informations seront traitées de manière confidentielle et utilisées exclusivement dans le cadre du processus de recrutement. Nous nous engageons à respecter les lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles, assurant ainsi la confidentialité des informations que vous nous avez fournies. Votre confiance est essentielle, et nous veillons à prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger vos données tout au long de la procédure de recrutement.

Le genre masculin est utilisé sans aucune intention de discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

Chez Tourisme Montréal, on croit à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous nous engageons à accueillir toutes les personnes, à les considérer et à les valoriser pour ce qu’elles sont, à nous enrichir de leurs différences et de leur unicité et, surtout, à leur offrir un environnement de travail où elles seront bien. Pour nous, la discrimination, peu importe ses formes, c’est tolérance zéro! Nous croyons en l’importance que nos équipes soient le reflet de la diversité de nos membres, de notre clientèle et des communautés que nous servons. Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement ou le poste pour lequel vous postulez, veuillez nous en informer. Des mesures d’aménagement seront offertes aux personnes qui en font la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement.