Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) at ivl… · Leverkusen

Mitdenken. Organisieren. Den Überblick behalten.

Du organisierst vorausschauend, arbeitest eigenständig und hältst offene Themen im Blick? Als Assistenz unterstützt du unseren Geschäftsführer im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Termine, Unterlagen und Abstimmungen gut vorbereitet sind. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Betreuung unserer Gremien.

Das erwartet dich

• Du entlastest die Geschäftsführung: Du koordinierst Termine, organisierst Besprechungen und übernimmst Korrespondenz sowie die Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern.

• Du betreust unsere Gremien: Du organisierst die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen, koordinierst Einladungen und Sitzungsunterlagen und behältst Fristen sowie Rückmeldungen im Blick.

• Du hältst Aufgaben und Ergebnisse nach: Du dokumentierst bei Bedarf die wesentlichen Gesprächsergebnisse, holst Bearbeitungsstände ein und fasst bei offenen Aufgaben und vereinbarten Terminen verbindlich nach.

• Du bereitest Gespräche und Themen vor: Du recherchierst kleinere Fragestellungen, strukturierst Informationen und erstellst bei Bedarf kompakte Präsentationen.

• Du unterstützt unsere Kommunikation: Du arbeitest in unserem Social-Media-Team mit und unterstützt bei der Erstellung von Beiträgen.

Was du mitbringst

• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion oder einer vergleichbaren Tätigkeit, in der du Führungskräfte durch selbstständige Organisation und Koordination entlastet hast.

• Eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise: Du erkennst Handlungsbedarf, setzt Prioritäten und bringst Aufgaben eigenständig zum Abschluss. Auch bei kurzfristigen Änderungen behältst du den Überblick.

• Loyalität, Diskretion und einen vertrauensvollen Umgang mit sensiblen Informationen.

• Ein freundliches, sicheres Auftreten und die Fähigkeit, auch beim Nachfassen klar und verbindlich zu kommunizieren.

• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift sowie einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint.

• Erfahrung in der Gremienbetreuung und erste Erfahrungen in der Erstellung von Social-Media-Beiträgen sind von Vorteil.

Unser Angebot

• Vergütung nach EG 9 TV-V: rund 60.000–74.500 € brutto jährlich bei Vollzeit, einschließlich Jahressonderzahlung. Die Stufenzuordnung erfolgt unter Berücksichtigung anrechenbarer Berufserfahrung. Bei Teilzeit erfolgt die Vergütung anteilig.

• Betriebliche Altersversorgung, flexible Arbeitszeiten und 30 Tage Urlaub.

• Kollegiales Du, offene Gesprächskultur und wertschätzender Umgang.

• Gute Verkehrsanbindung mit Bus und Bahn, Jobrad und kostenlose Parkplätze.

• Täglich frisches Obst, subventioniertes Mittagessen sowie Kaffee, Wasser und Tee.

• Angebote für Deine Gesundheit und ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze.

Wir möchten Menschen mit unterschiedlichen Erfahrungen und Perspektiven für die ivl gewinnen. Entscheidend sind Deine Fähigkeiten und Deine Motivation – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung oder Familienstand. Auch eine Besetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir ausdrücklich; bei gleicher Eignung werden sie nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt.