Handläggare/systemadministratör till… at Chefspoolen · Stockholm

Gymnasieantagningen söker handläggare/systemadministratör

Vi erbjuder en unik roll med växlande arbetsuppgifter i en samhällsviktig verksamhet där du har möjlighet att utvecklas och att bidra till utveckling. Är du både en serviceinriktad person, som gillar många kontakter, och har en bakgrund inom ekonomi eller kvalificerad administration ifrån skolans värld? Läs vidare!

Verksamheten

Gymnasieantagningen Storsthlm är ett gemensamt antagningskansli för Stockholms läns kommuner samt Håbo och Gnesta kommun. Vi ansvarar för antagningen till de kommunala och fristående gymnasieskolorna samt de anpassade gymnasieskolorna till år ett. Vi ansvarar också för driften och administrationen av Ungdoms- och elevdatabasen (UEDB) som genererar ekonomiska underlag för utbetalning av interkommunala ersättningar och kommunala bidrag till fristående skolor. UEDB innehåller dels prissättningen och dels viktig information som används för analys och för planering och dimensionering av platser på olika program/inriktningar. På Gymnasieantagningen finns 12 medarbetare.

Rollen

Din roll kommer att innebära två delar; dels som handläggare och dels som kollega till vår systemansvariga för UEDB. Det innebär:

Som handläggare är din uppgift att hantera ärenden i antagningsprocessen på ett rättssäkert sätt. Du medverkar i att utföra och utveckla de uppdrag och uppgifter som utförs av Gymnasieantagningen inom ramen för gemensam gymnasieregion. Exempelvis inhämtar och registrerar du uppgifter och filer med elever och deras ansökningar och betyg; du inhämtar beslut från huvudmän och kommuner, du är med och utformar och följer upp rutiner och arbetssätt inom antagningsprocessen; du hanterar individuella ärenden och besvarar frågor; du är med och utbildar studie- och yrkesvägledare, rektorer, mfl och du deltar på Gymnasiemässan. Rollen innebär många kontakter med elever, föräldrar, studie- och yrkesvägledare, tjänstemän i kommunerna och hos fristående skolhuvudmän samt övriga antagningskanslier i landet.

Som administratör av UEDB kommer du att arbeta med supportfrågor från kommuner, fristående skolhuvudmän, direkt med skolor samt med myndigheter – det kan t.ex. handla om priser, statistik, regelverk, hantering av studievägar, kontoadministration. Arbetet innefattar också att lägga in priser från kommunernas gemensamt framtagna prislista, söka reda på priser för riksrekryterande utbildningar och lägga in i systemen och du kommer att sköta körningar i UEDB (det är de som genererar de ekonomiska underlagen för utbetalning av interkommunal ersättning och bidrag till fristående skolor från kommunerna).

Majoriteten av din tid kommer, sett över året, att utgöras av arbetet som handläggare, men tidvis är det tvärtom. Det krävs såväl god planering och tätt samarbete med UEDB-ansvarig, som gott självledarskap och flexibilitet för den här rollen.

Arbetsbelastningen på Gymnasieantagningen varierar under året med särskilda arbetstoppar under maj, juni, augusti och september samt vad avser UEDB även i december.

Vem är du?

Vi söker dig som har:

· aktuell erfarenhet från skolvärlden där du har arbetat med ekonomi och/eller kvalificerad administration/handläggning,

· god kunskap om hur det interkommunala ersättningssystemet fungerar,

· vana vid att arbeta i verksamhetssystem eller databas kopplat till ekonomiska flöden och där du har arbetat självständigt – kanske som superuser, databas-/system-administratör

· haft ansvar för framtagande av rapporter, statistik för analys, mm.

· eftergymnasial utbildning som vi bedömer som relevant,

· mycket goda kunskaper i Excel,

· mycket god kommunikativ förmåga på svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

· arbetat med UEDB eller liknande system

· arbetat med hantering av interkommunal ersättning

Som person är du strukturerad och noggrann. Du är självgående, van att hantera många samtidiga uppgifter och prioritera. Det krävs såväl god planeringsförmåga som samarbetsförmåga för den här unika rollen. Eftersom arbetet innebär en mängd olika kontaktytor är det också av stor betydelse att du är kommunikativ, tydlig, serviceinriktad. Det kan periodvis vara hög arbetsbelastning, så det är en fördel om du har god stresstålighet och förmåga att behålla lugnet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Vi erbjuder

En roll med växlande arbetsuppgifter och många kontaktytor i en samhällsviktig verksamhet där du har möjlighet att utvecklas och att bidra till utveckling. Vi är en arbetsplats med korta beslutsvägar och där vi lär oss när vi arbetar och tar nya vägar då vi behöver. Vi sitter i trevliga lokaler nära Medborgarplatsen i centrala Stockholm med närhet till både tunnelbana och pendeltåg.

Information och kontakt

Tjänsten är en tillsvidare heltidsanställning.

I denna rekrytering samarbetar vi med Chefspoolen – rekrytering av ledare och specialister. Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta rekryteringskonsult Gabriella Hedlund på tel 070-9955888. Har du frågor om tjänsten går det även bra att kontakta systemansvarig Jenny Dahlgren på tel 08-615 94 65 och Storsthlms förbundsdirektör Johan von Sydow på 08-615 94 06. Facklig företrädare Caroline Bruzelli nås på caroline.bruzelli@storsthlm.se

Ansökan

Välkommen med din ansökan snarast, dock senast 8 november. Urval kan komma att ske löpande. Arbetspsykologiska tester kommer att ingå som en del av rekryteringsprocessen.

Om oss Storsthlm är ett förbund som ägs och styrs av de 26 kommunerna i Stockholms län. Uppdraget är att främja samverkan och utveckling så att kommunerna bättre kan nå sina mål om välfärd och service för medborgarna. Gymnasieantagningen, som finns inom Storsthlm, är ett gemensamt antagningskansli för Stockholms läns kommuner samt Håbo och Gnesta kommun. Vi ansvarar för antagningen till de kommunala och fristående gymnasieskolorna samt de anpassade gymnasieskolorna till år ett. Vi ansvarar också för driften och administrationen av Ungdoms- och elevdatabasen (UEDB). Läs mer på http://www.storsthlm.se http://gymnasieantagningen.se