Procurement & Purchasing specialist at Airbus in Tokyo, Tokyo, JP

Job Description:

SUMMARY OF POSITION

The Procurement & Purchasing specialist will report to the Head of OLP and is in charge of overseeing aviation-related purchase for AH Japan. He / she will liaise with oversea & domestic suppliers as well as AH/AHD to perform order execution and establish contract management. He / she will identify, select and negotiate contracts with suppliers under the supervision of the Head of OLP. He / she will also lead the orders administration team to ensure smooth operation.

調達・購買スペシャリストはOLP責任者へ報告を行い、エアバス・ヘリコプターズ・ジャパン（AHJ）の航空関連の購買業務の統括を担当します。受発注業務の遂行および契約管理を確立するため、国内外のサプライヤーに加え、AH/AHD（エアバス・ヘリコプターズ/エアバス・ヘリコプターズ・ドイツ）と連携・調整を行います。OLP責任者の監督のもと、サプライヤーの特定、選定、および契約交渉を実施します。また、円滑な業務運営を確保するために、発注管理チームを牽引します。

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Purchase goods or services that meet quantity and quality expectations and coordinate related logistics activities.

• Monitor and follow closely outstanding Purchase orders with AH/AHD & suppliers.

• Negotiate terms with suppliers such as price, quality of goods, deadlines, expectations, etc.

• Identify and assess potential new suppliers for AHJ.

• Build strong relationships with suppliers in order to create competitive agreements.

• Ensure that evaluation and qualification of suppliers is performed and maintain as AHJ Approved Suppliers.

• Follow-up discrepancy issues and provide timely response to achieve optimum customer service satisfaction level.

• Generate, monitor and analyze KPI (supplier performance, delivery performance, vendors backlog, late orders, quality, etc.)

• Organize regular review between AHJ procurement team, AH/AHD and suppliers.

• Follow up Spares, R/O, warranty, H Care, outsourcing orders and take the lead to address issues to relevant person when needed

• Interface with AHJ Customer Support team and Marketing team to plan and prioritize procurement matters.

• Participate in aircraft offer process to provide right input on costing activity.

• Track order acknowledgement, prepare and communicate shortage and backlog reports, and provide visibility of potential interruptions to customer support team and internal customers.

• Ensures order and contract are managed in compliance with export control rules.

• Identify opportunities and implements actions to lean processes.

• In shift basis, follow-up AOG orders which might come during weekends and evening.

• 期待される数量および品質を満たす商品またはサービスを購入し、関連する物流活動を調整する。

• AH/AHDおよびサプライヤーに対する未処理の発注書を監視し、綿密にフォローアップする。

• 価格、商品の品質、納期、期待事項などの条件についてサプライヤーと交渉する。

• AHJの潜在的な新規サプライヤーを特定し、評価する。

• 競争力のある契約を結ぶため、サプライヤーと強固な関係を構築する。

• サプライヤーの評価および適格性審査を確実に実施し、AHJ承認サプライヤーとして維持・管理する。

• 不一致や不具合の問題をフォローアップし、最適な顧客満足度レベルを達成するためにタイムリーな対応を提供する。

• KPI（サプライヤーのパフォーマンス、納品実績、ベンダーのバックログ、注文の遅延、品質など）を作成、監視、分析する。

• AHJ調達チーム、AH/AHD、およびサプライヤー間での定期的なレビューを企画・実施する。

• スペアパーツ、R/O（修理・オーバーホール）、保証、H Care（サポートサービス）、外注の注文をフォローアップし、必要に応じて関連担当者へ問題の対応を主導して引き継ぐ。

• AHJカスタマーサポートチームおよびマーケティングチームと連携し、調達事項の計画および優先順位付けを行う。

• 航空機のオファー（見積もり・提案）プロセスに参加し、原価計算活動に関する適切な情報を提供する。

• 注文の受領確認を追跡し、不足分やバックログのレポートを作成・伝達し、カスタマーサポートチームや社内顧客に対して業務中断の潜在的リスクを可視化して提供する。

• 注文や契約が輸出管理規則に準拠して管理されることを保証する。

• プロセスを無駄なく効率化（リーン化）するための機会を特定し、実行に移す。

• シフト制に基づき、週末や夜間に入る可能性のあるAOG（Aircraft on Ground：運航停止を伴う緊急手配）オーダーのフォローアップを行う。

REQUIREMENTS

• Proficient in English and Japanese

• Experience in procurement activity

• Comfortable with data manipulation tools (SAP, Excel, Access, etc.)

• Able to demonstrate good negotiation and analytical skills

• Project management skills

• Excellent interpersonal, communication (both verbal and written), presentation, time management and organizational skills

• Strong problem solving skills

• Maintain a positive attitude and willing to learn continually

• Helicopter knowledge to understand customer’s issues linked with business is recommended

• Good knowledge of Order Administration tool (SAP), AH processes ( Spare and R&O), Warranty management will be a plus

• 英語および日本語に堪能であること

• 調達業務の経験

• データ操作ツール（SAP、Excel、Accessなど）の扱いに慣れていること

• 優れた交渉能力および分析能力を発揮できること

• プロジェクトマネジメントスキル

• 優れた対人関係、コミュニケーション能力（口頭および文書）、プレゼンテーション能力、時間管理能力、および組織力

• 高い問題解決スキル

• 常に前向きな姿勢を保ち、継続的に学ぶ意欲があること

• ビジネスに直結する顧客の課題を理解するためのヘリコプターに関する知識があることが望ましい

• 受注管理ツール（SAP）、AHのプロセス（スペアパーツおよびR&O）、保証管理に関する十分な知識があれば尚可

This job requires an awareness of any potential compliance risks and a commitment to act with integrity, as the foundation for the Company’s success, reputation and sustainable growth.

Company: Airbus Helicopters Japan Co. Ltd

Employment Type: Permanent

Experience Level: Professional

Job Family: Sourcing, Buying and Ordering

By submitting your CV or application you are consenting to Airbus using and storing information about you for monitoring purposes relating to your application or future employment. This information will only be used by Airbus. Airbus is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief.

Airbus is, and always has been, committed to equal opportunities for all. As such, we will never ask for any type of monetary exchange in the frame of a recruitment process. Any impersonation of Airbus to do so should be reported to emsom@airbus.com.

At Airbus, we support you to work, connect and collaborate more easily and flexibly. Wherever possible, we foster flexible working arrangements to stimulate innovative thinking.