Adjoint(e) Administratif(ve) at Thales in Montreal, Quebec, CA

Location: Montreal, Canada

Dans des marchés en rapide évolution, les clients à travers le monde font confiance à Thales. Thales est une entreprise où les personnes les plus brillantes du monde entier se regroupent pour mettre en commun leurs idées et ainsi s'inspirer mutuellement. Dans tous les secteurs où œuvre Thales, notamment l’aérospatiale, le transport, la défense, la sécurité et l'espace, nos équipes d’architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent demain possible dès aujourd’hui.

Carrefour mondial de l’intelligence artificielle, Montréal est le foyer du nouveau centre de recherche et de technologie spécialisé en intelligence artificielle (cortAIx) collaborant avec les principaux groupes canadiens de recherche en intelligence artificielle à Montréal et à Toronto. S’appuyant sur ses compétences dans les principaux marchés industriels, Thales donne vie à l'intelligence artificielle au profit de ses clients tout en créant de passionnants emplois pour les chercheurs et les développeurs experts en intelligence artificielle en vue de trouver des solutions qui transformeront notre monde, du fond des océans aux confins de l'univers et du cyberespace. Ayant très tôt opté pour le modèle d’innovation ouverte et collaborative, Thales procède actuellement à la création de la structure du centre de recherche et de technologie spécialisé en intelligence artificielle (cortAIx). Piloté par Thales, le centre cortAIx, l'Institut de valorisation des données (IVADO) et l’Institut Vector de Toronto, est situé dans le célèbre quartier Petite-Italie, au cœur de la communauté de l’innovation à Montréal.

In fast changing markets, customers worldwide rely on Thales. Thales is a business where brilliant people from all over the world come together to share ideas and inspire each other. In aerospace, transportation, defence, security and space, our architects design innovative solutions that make our tomorrow's possible.

Montreal – a world leading AI hub, is home to new Centre of Research & Technology in Artificial Intelligence eXpertise (cortAIx) collaborating with leading Canadian AI research groups in Montreal and Toronto. With competencies in major industrial markets Thales is bringing artificial intelligence to life for our customers creating exciting jobs for AI researchers and developers who will create solutions that will transform our world from the bottom of oceans to the depths of space and cyberspace. As an early adopter of open, creative and collaborative innovation model, Thales is building the Centre of Research and Technology in Artificial Intelligence eXpertise (cortAIx). Led by Thales, cortAIx, the IVADO (Institute of Data Valorization) and the Vector Institute of Toronto, is located in Montreal’s famous Little Italy, in the heart of Montreal’s innovation community.

Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal, QC (Sur Site) Temps plein

Résumé du poste

Assurer le bon fonctionnement des activités administratives, comptables et organisationnelles du bureau, tout en apportant un soutien efficace à l'équipe de direction et aux employés.

Fonctions essentielles

En tant que membre de l'équipe des services administratifs, vous fournirez du soutien au niveau des sites et de l’ensemble du personnel :

• Tâches administratives : Gérer les stocks de fournitures, de collations/fruits frais et procéder aux achats nécessaires. Veiller au bon fonctionnement des équipements et du matériel de bureau. Assurer l’accueil des visiteurs et veiller à l'application des règles de sécurité, répondre aux besoins des visiteurs internes ou externes à votre entité. Coordonner les envois et réceptions des commandes. Gérer les badges et cartes d’accès; Réserver les salles de réunion
•  Tâches comptables : Coordonner les tâches comptables de base; Faire un suivi régulier des dépenses par carte de crédit et procéder à la réconciliation des cartes de crédit; Faire le suivi des souscriptions et licences ; Assurer le traitement des factures, le codage dans le système ERP SAP ou toute autre tâche connexe; Au besoin, assister les employés avec leur compte de dépenses et réservation dans Concur
•   Support à l'équipe de direction et autres services : Assister la direction dans les communications internes et les opérations ponctuelles. Créer et modifier des présentations pour les rencontres mensuelles
•    Organisation de réunions/événements internes et externes : Commander, réceptionner et organiser les repas d'affaires et de groupe; assurer le suivi approprié ;
•    Organisation d'activités des deux bureaux : Participer activement aux préparatifs des évènements proposés par le comité social, le comité HSE, etc. ; organiser et faire les suivis liés aux activités annuelles de l’entité
•    Assistance en ressources humaines : Préparer l’accueil et l’intégration (onboarding) des nouveaux employés à Montréal (postes de travail, badges, accès). Gérer les départs (offboarding) selon les procédures en vigueur. Extraire et contrôler les données des feuilles de temps en formation.

Exigences minimales

Compétences et aptitudes :

• Bilingue à l’oral (français et anglais);
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
• Capacité à traiter des informations sensibles avec rigueur, retenue et sens des responsabilités;
• Démontrer des compétences organisationnelles avec une capacité à penser de manière proactive et à hiérarchiser les tâches.
 

Niveau d’études :

• Diplôme d’études secondaires en bureautique ou administratif et/ou expérience équivalente;
 

Ce poste requiert une bonne connaissance de l'anglais  pour interagir, soutenir et/ou fournir des services à des clients, employés et/ou partenaires internationaux ainsi qu’à des autorités gouvernementales étrangères qui ne parlent pas français.

Qualification souhaitable

• Bilingue à l'oral et à l'écrit (français et anglais) ;
• Compétences avancées dans MS Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint
• Connaissance de Concur pour la gestion des voyages et des comptes de dépenses et du système ERP SAP seraient un plus
• Connaissances de base en comptabilité
• Être proactif(ve), autonome, organisé(e) et axé(e) sur le service à la clientèle ;
• Faire preuve d'un bon esprit d'équipe et de bonnes relations interpersonnelles ;
• Savoir planifier et coordonner ses activités ;
• Aptitude à gérer plusieurs activités simultanément dans un environnement dynamique;
• Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de flexibilité.

Thales propose un vaste programme d'avantages sociaux à tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et à leurs personnes à charge éligibles, notamment :

• Des soins de santé complémentaires payés par l’entreprise, des soins dentaires, un compte de dépenses de santé, un programme d’assurance-vie, de Décès et mutilation accidentels, une assurance invalidité de courte durée, une assurance voyage, un régime d'aide aux employés et un programme de bien-être.

• Des régimes d'épargne-retraite (REER, RRCD, CELI) avec contribution de l'entreprise et abondement à un RRCD, sans période d'acquisition.

• Des congés payés par l'entreprise, des jours de vacances et congés de maladie payés.

• Des rabais sur les assurances habitation et automobile.

Thales provides an extensive benefits program for all full-time employees working 24 or more hours per week and their eligible dependents, including the following:

• Company paid Extended Health, Dental, HSA, Life, AD&D, Short-term Disability, travel insurance, Employee Assistance Plan and Well-Being program.

• Retirement Savings Plans (RRSP, DCPP, TFSA) with a company contribution and a match to a DCPP, with no vesting period.

• Company paid holidays, vacation days, and paid sick leave.

• Voluntary Life, AD&D, Critical Illness, Long-Term Disability.

• Employee Discounts on insurance (home, and auto).

Thales est un employeur offrant l’égalité des chances qui valorise la diversité et l’inclusion sur le lieu de travail. Thales s’engage à mettre en place des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement. Les candidats sélectionnés pour une entrevue et ayant besoin de mesures d’adaptation sont priés de le faire savoir lors de l’invitation à l’entrevue; notre équipe travaillera volontiers avec chaque candidat pour répondre à ses besoins particuliers. Tous les renseignements relatifs aux mesures d’adaptation seront traités d’une manière confidentielle et utilisés uniquement dans le but d’offrir une expérience candidat adaptée.

Thales is an equal opportunity employer which values diversity and inclusivity in the workplace. Thales is committed to providing accommodations in all parts of the interview process. Applicants selected for an interview who require accommodation are asked to advise accordingly upon the invitation for an interview. We will work with you to meet your needs. All accommodation information provided will be treated as confidential and used only for the purpose of providing an accessible candidate experience.