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Sr Executive Assistant at Springs… · Tijuana
ExperiencedOn-siteTijuana, Baja California, MX
Skills
microsoft office
Job Description
| PRINCIPALES FUNCIONES DEL PUESTO | |||||||||
| Función | Descripción (Qué, Cómo, Por qué, Para qué, Medios, Resultados. | % | |||||||
| A. Gestión Administrativa | Administrar agendas, coordinar reuniones, elaborar minutas, gestionar correspondencia y asegurar el flujo adecuado de documentos internos y externos para garantizar una comunicación ordenada y oportuna. | 30% | |||||||
| B. Coordinación Logística | Organizar viajes, reservas, traslados, eventos internos y actividades especiales, asegurando el cumplimiento de tiempos, presupuestos y requerimientos del Gerente de Planta. | 20% | |||||||
| C. Control Documental | Elaborar, actualizar y resguardar documentos, reportes, presentaciones y bases de datos sensibles para facilitar la toma de decisiones y asegurar la disponibilidad de información confiable. | 20% | |||||||
| D. Atención y Enlace | Servir como punto de contacto entre el Gerente de Planta y proveedores o clientes externos, asegurando una comunicación profesional, clara y alineada a prioridades. | 15% | |||||||
| E. Soporte Operativo | Dar seguimiento a tareas, iniciativas y proyectos asignados por el Gerente de Planta, verificando avances, pendientes y cumplimiento de compromisos del equipo. | 10% | |||||||
| F. Gestión de Recursos | Administrar materiales, solicitudes de compra y requerimientos operativos del área, optimizando el uso de recursos y garantizando disponibilidad. | 5% | |||||||
| Total | 100% | ||||||||
| INDICADORES DE DESEMPEÑO KPI's ASOCIADOS A LA FUNCION | |||||||||
| KPI | UNIDAD DE MEDIDA | DESCRIPCION | |||||||
| Cumplimiento de agenda | % cumplimiento | Oportunidad y precisión en la gestión de citas y reuniones. | |||||||
| Entregables administrativos | % entregas a tiempo | Presentación puntual y correcta de reportes, minutas y documentación. | |||||||
| Eficiencia en logística | % eventos/actividades sin incidencias | Organización exitosa de eventos, viajes y actividades asignadas. | |||||||
| HABILIDADES TECNICAS / NIVEL DE CONOCIMIENTO | |||||||||
| Conocimiento general | Conocimiento específico | Nivel de dominio | Años de experiencia | ||||||
| Paqueteria Office | Excel, Word, PowerPoint, Outlook | CA | 4 años | ||||||
| Gestión administrativa y de agenda | CA | 4 años | |||||||
| Protocolos de comunicación ejecutiva | CA | 4 años | |||||||
| COMPETENCIAS FUNCIONALES | |||||||||
| Organización y planeación | Comunicación efectiva | Manejo de información confidencial | |||||||
| EXPERIENCIA LABORAL | |||||||||
| Area | Puesto | Nivel jerárquico | Años | ||||||
| Administrativa / Operativa | Asistente Ejecutiva | Administrativa | 2–4 | ||||||
| EXPERIENCIA CRITICA | |||||||||
| Manejo de agendas ejecutivas complejas | |||||||||
| Elaboración de reportes y presentaciones ejecutivas | |||||||||
| Comunicación directa con niveles gerenciales | |||||||||
| REQUISITOS GENERALES | |||||||||
| Nivel académico: | Si | No | Especialidad /Certificaciones y/o Conocimientos Adicionales | ||||||
| Licenciatura/Ingenieria | X | Licenciatura / Ingeniería (Finanzas, Contabilidad, Economía o afín) | |||||||
| Inglés | X | Avanzado | |||||||