Office Manager (gn) at Sigma Catalog in Berlin, Berlin, DE

Über uns – Hansen

Hansen Technologies (ASX: HSN) ist ein weltweit führender Anbieter von Software- und Service-Lösungen für Energie-, Wasser- und Kommunikationsunternehmen. Mit unserer preisgekrönten Produktsuite unterstützen wir über 600 Kunden in mehr als 80 Ländern dabei, innovative Services zu entwickeln, Kundenschnittstellen zu betreiben und kritische Abrechnungs- und Kundenprozesse zuverlässig zu steuern. Unsere Lösungen reichen von hochskalierbaren Billing-Systemen bis hin zu datengetriebenen, katalogbasierten Vertriebs- und Angebotsprozessen – zentrale Bausteine der Wertschöpfung unserer Kunden.

Worum geht’s?

Wir suchen einen Office Manager (gn), der/die unsere Standorte in Berlin oder Leipzig organisatorisch zusammenhält und maßgeblich dazu beiträgt, dass unser Arbeitsumfeld nicht nur funktioniert, sondern sich auch richtig gut anfühlt.

In dieser Rolle bist du das Rückgrat unseres Office-Betriebs und sorgst dafür, dass alle administrativen und organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren. Du schaffst Struktur, hältst Prozesse effizient am Laufen und bist zentrale Ansprechperson für interne Teams sowie externe Partner. Dabei kombinierst du Organisationstalent mit einem Gespür für Menschen und trägst aktiv zu einer positiven, professionellen Arbeitsatmosphäre bei.

Impact deiner Rolle

Organize, enable, connect — schaffe ein Arbeitsumfeld, in dem Teams effizient arbeiten und sich gleichzeitig wohlfühlen.

In dieser Rolle stellst du sicher, dass unsere Offices strukturiert, professionell und einladend funktionieren. Durch deine Organisation, dein vorausschauendes Handeln und deine Verlässlichkeit hältst du den operativen Alltag stabil und unterstützt Teams dabei, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Damit leistest du einen direkten Beitrag zu Produktivität, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur.

Deine Aufgabenbereiche

Als Office Manager (gn) verantwortest du die reibungslosen Abläufe im Büroalltag und bist zentrale Schnittstelle für Organisation, Kommunikation und Administration.

Office Management & Operations – Steuerung des täglichen Office-Betriebs und Sicherstellung eines professionellen, strukturierten und einladenden Arbeitsumfelds – Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Abläufen

Administration & Organisation – Verwaltung administrativer Prozesse, Dokumentationen und digitaler Ablagesysteme – Strukturierung und kontinuierliche Optimierung interner Abläufe

Accounting Support & Controlling – Unterstützung bei grundlegenden buchhalterischen Aufgaben, Rechnungsstellung und Budget-Themen im Office-Kontext

Stakeholder Management – Ansprechpartner:in für interne Teams, externe Dienstleister und Partner – Aufbau und Pflege vertrauensvoller Arbeitsbeziehungen

Vertraulichkeit & Priorisierung – Umgang mit sensiblen Informationen mit höchster Diskretion – Proaktive Priorisierung von Aufgaben und vorausschauendes Handeln, auch in dynamischen Situationen

Dein Profil

Du bist eine strukturierte, verlässliche Persönlichkeit, die Organisation liebt und gleichzeitig ein gutes Gespür für Menschen und Zusammenarbeit mitbringt.

– Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation – Ausgeprägte organisatorische und administrative Fähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit – Starke Kommunikationsfähigkeit und die Fähigkeit, Beziehungen auf allen Ebenen aufzubauen – Fundiertes Verständnis für Office-Management-Prozesse sowie grundlegende Buchhaltungskenntnisse – Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Office-Tools (z. B. Kalender- und Dokumentenmanagement) – Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen – Hohe Eigenverantwortung sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch unter Druck zuverlässig zu arbeiten

Benefits und Perks

Freu dich auf attraktive Rahmenbedingungen – von wettbewerbsfähiger Vergütung über flexible Arbeitsmodelle bis hin zu einer positiven Arbeitsatmosphäre. Dich erwarten klare Entwicklungsmöglichkeiten, ein unterstützendes Umfeld und echte Work-Life-Balance. Die Details zu unserem Benefit-Paket teilen wir transparent im Auswahlprozess mit dir.

Diversity und Inclusion

Wir sind stolz darauf, ein Arbeitgeber zu sein, der Chancengleichheit lebt. Hansen wertschätzt Vielfalt und schafft ein inklusives Arbeitsumfeld. Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe sind ausdrücklich erwünscht. Bitte informiere uns, wenn wir dich im Bewerbungsprozess unterstützen oder Anpassungen berücksichtigen sollen.