Director General Office Manager at Riyadh Schools · Riyadh

مدير مكتب المدير العام

الهدف والغرض من الوظيفة

تنظيم وإدارة مكتب المدير العام ومساعدة المدير العام في الأعمال اليومية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا.

المهام و المسؤوليات

• تحديد وصياغة الأهداف المطلوبة لضبط أداء مكتب المدير العام.
• المشاركة في صياغة إجراءات إدارة مكتب المدير العام وكل ما يتبع له.
• استقبال زوار المدير العام.
• الإشراف على إظهار مكتب المدير العام بمظهر لائق من حيث النظافة والترتيب.
• مراجعة و اعتماد تنسيق جدول المواعيد و المقابلات الخاص بالمدير العام، وبيان ما تم تأجيله مع ذكر الأسباب التي دعت للتأجيل.
• إعداد خطة أسبوعية تتضمن جدول الأعمال الخاص بالمدير العام.
• مراجعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام قبل عرضها عليه أو توجيهها للغير.
• التأكد من حفظ جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام بشكل يضمن سلامتها وسرعة الوصول إليها عند الحاجة.
• مراجعة أعمال استلام البريد الوارد وفهرسة هذه المستندات قبل عرضها على المدير العام.
• مراجعة أعمال استلام و إرسال رسائل البريد الالكتروني الخاصة بالمدير العام وفهرسة هذه الرسائل.
• مراجعة أعمال تسجيل البريد الصادر والوارد.
• حضور جميع الاجتماعات و الجلسات التي يكون المدير العام طرفاً فيها وبناء على رغبة المدير العام.
• مراجعة التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
• مراجعة تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام ومتابعة قرار المدير العام بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
• التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسؤولي الصيانة من داخل المدارس ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام.
• التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية في مكتب المدير العام.
• توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لها المدير العام.
• مراجعة حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام وتنظيم رحلات العمل.
• مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف.

نطاق المسؤولية و الإشراف

السائقيين - عمال البوفيه الخاص بالمدير العام.

Responsibilities

المهــارات

• صياغة و تحديد الأهداف.
• التعامل الجيد مع برامج الحاسب الآلي والأجهزة المكتبية.
• القدرة على تحمل ضغط العمل.
• القدرة على القيام بأكثر من عمل في وقت واحد.
• القدرة على صياغة الكتب والتقارير ومحاضر الاجتماعات الخاصة بالمدير العام بطريقة تعبيرية مناسبة.
• مهارات الاتصال و التواصل مع الأخرين.
• مهارات التنسيق و توزيع الأعباء.
• مهارات التفاوض في مجالات العمل.
• العمل ضمن فريق.
• المهارة في إعداد تقارير العمل.
• القدرة على الإبداع وتنمية المهارات.

السمات الشخصية

• الانضباط في المواعيد.
• التركيز و المنطقية في التفكير.
• التعامل بسرية تامة.
• هادئ الطباع و غير انفعالي.
• السلامة العقلية والجسدية والخلو من جميع الأمراض التي تؤثر على العمل.
• اللباقة في الحديث و بشاشة الوجه.
• حسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعي و تركيز.
• حسن المظهر والحديث.
• القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
• تحمل المسؤولية ومواجهة تبعات القرارات بثبات.
• قوة الشخصية و رباطة الجأش و الحزم.
• الدقة والأمانة.

Qualifications

المؤهلات الدراسية

مؤهل جامعي مناسب.

الخــبرات

يجب أن يكون سبق للمتقدم العمل (مدير مكتب).

اللـغــات

• اللغة العربية بطلاقة تحدثاً وكتابة.
• اللغة الإنجليزية جيد جداً تحدثاً وكتابة.