Office Manager at Prodeba in Leiden, Zuid-Holland, Nederland

Ben jij een verbindende en organisatorisch sterke professional met ervaring in facilitaire dienstverlening en leidinggeven? Krijg jij energie van het optimaliseren van werkprocessen, het aansturen van teams en het creëren van een gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen als Office Manager?

Als office manager ben jij verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse facilitaire en secretariële ondersteuning binnen de organisatie. Je geeft leiding aan een team van circa 10 fte, bestaande uit receptionisten, secretaresses en afdelingssecretariaten op verschillende locaties en zorgt ervoor dat medewerkers en bezoekers zich welkom voelen in een veilige en goed georganiseerde omgeving.

Je bent verantwoordelijk voor de personele bezetting, begeleiding en ontwikkeling van de teams en draagt zorg voor de volledige HR-cyclus. Daarnaast houd je overzicht over de dagelijkse gang van zaken op de kantoorlocaties en weet je snel te schakelen tussen operationele werkzaamheden, verbeterprocessen en organisatorische vraagstukken.

Jouw takenpakket bestaat ook uit:

Activiteiten & evenementen

• In samenspraak met de directiesecretaresse, het organiseren en coördineren van activiteiten, bijeenkomsten en evenementen;

• Opstellen van draaiboeken, planningen en budgetbewaking;

• Coördineren van de logistieke en organisatorische uitvoering, waaronder afstemming met interne en externe betrokkenen en leveranciers;

• Ondersteunen bij communicatie rondom evenementen;

• Begeleiden van activiteiten en verzorgen van evaluaties achteraf.

Veiligheid & ondersteuning

• Coördineren en ondersteunen van de BHV-organisatie op kantoorlocaties;

• Organiseren van oefeningen en toezien op EHBO-middelen en veiligheidsvoorzieningen;

• Toezien op naleving van ARBO- en hygiënerichtlijnen.

Facilitaire processen & inkoop

• Verantwoordelijk voor facilitaire inkoop, waaronder kantoorartikelen en spel- en testmaterialen;

• Beheren en controleren van facilitaire facturen en contracten;

• Contact onderhouden met leveranciers en monitoren van gemaakte afspraken en dienstverlening.

Wat bieden wij jou?

• Een salaris tussen de € 3.183,02 en € 4.440,64 bruto o.b.v. 36 uur. Inschaling op basis van kennis en ervaring;

• Een opleidingsbudget van 1,5% van je jaarsalaris dat je kunt inzetten voor jouw persoonlijke ontwikkeling via bijvoorbeeld de Prodeba Academy;

• Je krijgt 8,33% vakantiegeld en ruim 5,5 week vakantie bij een fulltime dienstverband. Dus genoeg ruimte om op te laden en te genieten;

• Een individueel keuzebudget van 8,33% van je jaarsalaris dat je kunt gebruiken voor extra verlofdagen, extra opleidingsbudget of je kunt het laten uitbetalen;

• Een laptop, telefoon en een lease auto van de zaak, waarbij het ook mogelijk is om de leaseauto privé te rijden;

• Uitgebreide onboardingsdag met alle nieuwe collega’s;

• Budget voor een teambuildingsactiviteit met jouw team;

• Traditiegetrouw een kerstfeest waarbij jouw partner mee mag;

• Altijd een verrassing op jouw verjaardag!

Wat vragen wij jou?

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in de richting facilitaire dienstverlening, facility management of een vergelijkbare opleiding;

• Je hebt kennis van facilitaire processen, inkoop en bijbehorende administratieve procedures;

• Je hebt aantoonbare ervaring in een leidinggevende of coördinerende rol;

• Je kunt zelfstandig werken en goed prioriteiten stellen;

• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;

• Je bent nauwkeurig in administratie en factuurverwerking;

• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.

Werken bij Prodeba

Bij Prodeba kom je te werken in een krachtige en vooruitstrevende omgeving, waar passie en nabijheid centraal staan in de zorg die we bieden en de omgeving die we creëren. De cultuur is open, direct, innovatief, mensgericht en (positief) kritisch met ruimte voor eigen inbreng en ideeën. Prodeba denkt vooral in mogelijkheden.

Interesse?

Zie jij jezelf aan de slag gaan als Office Manager? Solliciteer dan snel via de sollicitatiebutton! Heb je nog vragen over de vacature, bel dan met

Mara de Ruiter, via 06-49752458.