Teamassistenz (w/m/d) at PHENOGY · Bremen

PHENOGY is a leading innovator of battery energy storage technologies and applications for the green electrification of the planet. Our team members work on future-proof and truly sustainable battery systems that are powerful, safe, and robust – with circularity as a central principle.

As part of the PHENOGY Group, PHENOGY Europe GmbH has established its German headquarters in Bremen.

PHENOGY is an environmentally and socially conscious enterprise. We are committed to fostering prosperity for the people and our planet, ensuring truly sustainable growth – starting in the area of our greatest expertise and impact: energy storage solutions.

We energize the future.

PHENOGY is seeking curious, entrepreneurial-minded energy pioneers to help shape our vision, systems, and growth; playing a key-role as we launch into our ambitious future. If you’re inspired by our mission, values, and drive to change how we energize the future — we’d love your application.

Wir suchen eine freundliche, gut organisierte Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams an unserem Standort in Bremen. In dieser Rolle unterstützt du das Team im Tagesgeschäft und sorgst für reibungslose administrative und organisatorische Abläufe. Du stehst regelmäßig per E‑Mail und Telefon mit Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden sowie Partnerinnen und Partnern in Kontakt, pflegst Kalender und Informationen und stellst sicher, dass Aufgaben und Rückmeldungen zuverlässig nachverfolgt werden. 

Die Position ist auf zuverlässige Umsetzung und klare Kommunikation ausgerichtet – nicht auf technische Expertise oder formale Abschlüsse. Entscheidend sind eine strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Einstellung. 

Deine Aufgaben:

• Zentrale Anlaufstelle für tägliche Anfragen per Telefon und E‑Mail
• Unterstützung des Bremen-Teams vor Ort bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von kunden- und projektbezogenen Dokumenten auf Basis klarer Vorgaben und Templates.
• Koordination von Informationen und Zuarbeiten interner Kolleginnen und Kollegen sowie Nachverfolgung offener Punkte.
• Pflege und Aktualisierung von Kunden‑, Kontakt‑ und Vertriebsdaten in internen Systemen oder CRM‑Tools.
• Strukturierte Ablage und Aktualisierung von Dokumenten, Vorlagen und internen Ordnern.
• Nachhalten von Aufgaben, Fristen und Follow‑ups sowie Kalender‑, Termin‑ und Erinnerungsmanagement.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings, Besuchen und Informationsveranstaltungen.
• Unterstützung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen dem Vertrieb und anderen internen Teams.

Anforderungen:

• 2–3 Jahre Erfahrung in einer kaufmännischen Funktion, idealerweise im Vertrieb, Kundenservice, Auftragsmanagement
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit gängigen Office‑Anwendungen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und ein professionelles Auftreten gegenüber externen Ansprechpartnerinnen und -partnern – telefonisch und schriftlich
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse für den beruflichen Alltag

Optional:

• Erste Erfahrung im Bereich Batterien, Energiespeicher oder BESS
• Erfahrungen mit öffentlichen Förderprogrammen oder Zuammenarbeit mit Forschungsinstituten.
• Grundkenntnisse von Ausschreibungsprozessen, Dokumentationsstandards oder kaufmännischen Angebotsstrukturen
• Erfahrung in einem Startup‑ oder Scaleup‑Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und pragmatischer Arbeitsweise

Ort: Bremen, Germany

Reisebereitschaft: 0%

We offer you:

• Join a high-caliber environment that enables you to develop your full potential, shape your job, and take ownership.
• Participate in the development of PHENOGY and inspire the world to transition to sustainable energy.
• Become part of our eco-passionate expert team - a first-class team all around.
• Benefit from flexible work hours as well as remote and on-site working in a modern sustainable office
• Enjoy various events

At PHENOGY, we highly value diversity, equality, and inclusion. It makes our company stronger. Our philosophy: one mindset, many minds.