Auxiliar Administrativo y de Logística at OLS Asesores… · Bogotá

1. Identificación del cargo

Nombre del cargo: Auxiliar Administrativo y de Logística

Personas a cargo: Mensajeros motorizados

Modalidad: Presencial

2. Objetivo del cargo

Garantizar la correcta planeación, distribución y seguimiento de las rutas de visita y del material a nivel nacional, mediante el uso de herramientas de datos, dashboard e inteligencia artificial. Con ello se asegura el cumplimiento de las metas de cada mensajero y de los requerimientos del área.

3. Funciones principales

Planeación y distribución de rutas

• Asignar y distribuir las rutas a los mensajeros según los puntos de visita definidos.
• Optimizar los recorridos por zona, tiempos y carga de trabajo para lograr eficiencia y cobertura.
• Ajustar las rutas ante novedades como puntos cerrados, reprogramaciones o cambios de prioridad.

Seguimiento y control de visitas

• Monitorear diariamente las visitas realizadas por cada mensajero frente a la meta asignada.
• Identificar desviaciones, retrasos o incumplimientos y escalarlos oportunamente.
• Consolidar y reportar los resultados de cumplimiento por mensajero, zona y ciudad.
• Verificar la calidad y la trazabilidad del registro de las visitas (evidencias, soportes, geolocalización, si aplica).

Distribución de material a nivel nacional

• Determinar las necesidades de material de cada ciudad según demanda, rutas y metas.
• Programar y coordinar los envíos con transportadoras o proveedores logísticos.
• Controlar inventarios, despachos, recepción y consumo del material.
• Hacer seguimiento a los envíos hasta su entrega y gestionar novedades como retrasos, daños o faltantes.

Gestión del dashboard de distribución y seguimiento

• Alimentar, actualizar y mantener el dashboard con información veraz y oportuna.
• Analizar indicadores clave y generar alertas y reportes periódicos para el área.
• Atender los requerimientos de información de la coordinación y de otras áreas.

Uso de IA en los procesos internos

• Aplicar herramientas de IA para automatizar tareas repetitivas, como reportes, consolidación de datos, comunicaciones y validaciones.
• Apoyarse en IA para optimizar rutas, analizar datos y detectar patrones o desviaciones.
• Proponer mejoras a los procesos a partir de la automatización y documentar los flujos implementados.
• Usar la IA de forma responsable, cuidando la confidencialidad de la información.

Funciones administrativas de apoyo

• Mantener la documentación, bases de datos y archivos de la operación organizados y actualizados.
• Elaborar informes de gestión y cumplimiento.
• Apoyar la gestión de solicitudes, novedades y comunicaciones con mensajeros, ciudades y proveedores.
• Ejecutar otras funciones operativas de apoyo asignadas por su jefe inmediato.

4. Perfil del candidato

Formación académica

• Técnico, tecnólogo o estudiante avanzado en Administración, Logística, Ingeniería Industrial o carreras afines.

Experiencia

• Entre 1 y 2 años en cargos administrativos u operativos de logística, distribución o coordinación de mensajería o fuerza en campo.
• Se valora experiencia en operaciones con cobertura nacional.

Conocimientos técnicos

• Excel intermedio-avanzado (tablas dinámicas, BUSCARV/XLOOKUP, formulas condicionales).
• Herramientas de dashboards (Power BI, Looker Studio, Tableau o similares).
• Herramientas de IA generativa aplicadas al trabajo (ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini).
• Conocimientos en planeación de rutas, control de inventarios y logística de distribución.
• Manejo de aplicaciones de mapas y geolocalización.

6. Competencias

• Organización y planeación: Prioriza y estructura el trabajo para cumplir tiempos y metas.
• Orientación a resultados: Se enfoca en el cumplimiento de metas y en el seguimiento constante.
• Análisis de datos: Interpreta información y toma decisiones a partir de indicadores.
• Comunicación asertiva: Se relaciona con mensajeros, ciudades y proveedores de forma clara.
• Adaptabilidad y aprendizaje: Incorpora nuevas herramientas, en especial de IA, con agilidad.
• Atención al detalle: Garantiza la precisión en los datos, despachos y reportes.
• Resolución de problemas: Reacciona con soluciones ágiles ante imprevistos operativos.
• Manejo ético de la información: Protege la confidencialidad de los datos de la operación.

7. Condiciones y responsabilidades adicionales

• Disponibilidad para responder a picos de operación y cierres de meta.
• Cumplimiento de políticas de confidencialidad y protección de datos.
• Reporte oportuno de novedades al jefe inmediato.

Lugar de trabajo: Empleo presencial