Admin Technical Assistant CAR Bangui at Norwegian… · Bangui

Admin Technical Assistant CAR Bangui

Location: Bangui, Central African Republic

Dans le cadre du renforcement de la gestion documentaire de la mission NRC CAR, le bureau pays souhaite recruter un Archiviste afin de remettre en ordre le conteneur d’archives de la mission, qui couvre plus de dix années de documentation, et de soutenir la digitalisation progressive des archives physiques. Le poste contribuera également à la mise en ligne et au classement des dossiers par projet, en cohérence avec les exigences de conformité, de traçabilité, de protection des données et d’accessibilité de l’information.

Le poste est rattaché au Manager Ressources Humaines & Administration et travaillera en étroite collaboration avec les équipes support et programme du bureau NRC RCA afin de structurer, inventorier, indexer, numériser et sécuriser les archives de la mission.

• Organiser les réservations de vols, l'hébergement et l'accueil du personnel et des visiteurs au bureau pays de NRC en RCA.

• Planifier les rendez-vous et gérer les itinéraires des visiteurs de NRC selon les besoins.

• Faciliter l'hébergement des visiteurs et du personnel dans les maisons d'hôtes.

• Tenir à jour les registres d'affectation des logements du personnel dans les maisons d'hôtes de NRC et informer les responsables hiérarchiques de la situation des hébergements.

• Assurer la liaison avec les propriétaires concernant l'entretien des bureaux et des maisons d'hôtes, le paiement des charges et les contrats de location.

• Classer les documents administratifs conformément aux procédures et gérer le stock de fournitures de bureau au bureau pays de NRC en RCA.

• Effectuer une évaluation initiale du conteneur d'archives et proposer un plan de réorganisation définissant les priorités, les étapes et les besoins en matériel.

• Trier les archives existantes par année, projet, bailleur de fonds, département, type de document et statut de conservation.

• Créer et tenir à jour un inventaire détaillé des boîtes, dossiers et documents archivés, incluant les codes de référence et les emplacements physiques.

• Étiqueter les boîtes d'archives et les dossiers en utilisant une convention de nommage normalisée et cohérente.

• Identifier les documents manquants, en double, endommagés ou mal classés et signaler les anomalies à la direction.

• Préparer et numériser les documents, en effectuant des contrôles de qualité pour garantir la lisibilité, l'exhaustivité et la correction du nommage des fichiers.

• Organiser les documents numérisés dans le répertoire désigné de la mission ou sur la plateforme en ligne, selon une structure basée sur le projet et le type de document.

• Appliquer une convention de nommage harmonisée pour les fichiers électroniques et assurer la cohérence des métadonnées.

• Soutenir la mise en place d'un système simple de recherche et de récupération des documents numérisés.

• Garantir la confidentialité des dossiers sensibles, notamment ceux relatifs aux ressources humaines, aux finances, aux contrats, aux audits, aux enquêtes, à la conformité et aux questions juridiques.

• Veiller à ce que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux archives physiques et numériques, conformément aux règles établies.

• Assister les départements dans la préparation, le transfert et l'archivage définitif des dossiers clôturés.

• Contribuer à définir et à mettre en œuvre un calendrier de conservation et, le cas échéant, de destruction sécurisée des documents, conformément aux procédures de NRC.

• Produire des rapports de suivi sur le volume de documents traités, numérisés, classés et mis à disposition en ligne.

• Alerter le coordinateur chargé des risques et de la gestion de tout risque de perte, de dommage, de divulgation non autorisée ou de non-conformité des documents.

• Participer, à la demande, aux audits internes ou externes nécessitant la récupération et la mise à disposition de documents archivés.

• Formation : Diplôme détudes universitaires générale (Bas+1) en Administration, archivistique, ou toutes autres disciplines connexes;

• Au moins 2 ans d'expérience dans un poste administratif ou d’archivage.

• Expérience en tant qu'agent de soutien (Support Function Officer) dans un contexte humanitaire ou de relèvement.

• Expérience préalable de travail dans des contextes complexes et instables.

• Résultats avérés en lien avec les responsabilités du poste.

• Connaissance opérationnelle de l'anglais.