Admin Assistant at MKS Instruments in Turkiye Istanbul

Admin Assistant

Location: Turkiye Istanbul

Atotech/MKS’te Bir Gününüz Nasıl Geçecek?
İdari İşler Asistanı olarak, ofisin günlük idari, finansal ve operasyonel faaliyetlerinin desteklenmesinde önemli bir rol üstleneceksiniz. Resepsiyon faaliyetlerini yöneterek, muhasebe süreçlerini destekleyerek, dokümantasyon ve kayıt işlemlerinin düzenli şekilde yürütülmesini sağlayarak ve iç ve dış paydaşlarla etkili iletişim kurarak ofis operasyonlarının sorunsuz şekilde ilerlemesine katkıda bulunacaksınız.
Bu rolde; idari görevlerin yürütülmesi, faturaların ve muhasebe belgelerinin takibi, satın alma faaliyetlerinin desteklenmesi ve şirket prosedürleri ile yasal gerekliliklere uygunluğun sağlanmasından sorumlu olacaksınız. Organizasyon becerileriniz, detaylara gösterdiğiniz özen ve aynı anda birden fazla önceliği yönetebilme yetkinliğiniz, Finans ve İdari İşler fonksiyonunun verimliliğine doğrudan katkı sağlayacaktır.
Bu pozisyonda Finans ve İdari İşler Müdürü’ne raporlama yapacaksınız.
Şu Alanlarda Etki Yaratacaksınız:

• Ofis ve Resepsiyon Yönetimi: Telefon çağrılarını yanıtlamak, ziyaretçileri karşılamak ve gün sonunda alarm sistemlerinin aktif hale getirilmesi ile ofisin güvenli şekilde kapatılmasını sağlamak.
• Bankacılık ve Dokümantasyon Desteği: İnternet bankacılığı üzerinden günlük hesap dökümlerini almak, muhasebe belgelerini yazdırmak ve düzenli bir dosyalama sistemi sürdürmek.
• Fatura Yönetimi: Gelen faturaları yazdırmak, belge numaralarının alınması için Alacaklar (AR) ekibi ile koordinasyon sağlamak, muhasebe fişi raporlarını oluşturmak ve ilgili dokümanları arşivlemek.
• Muhasebe Desteği: Finans ve İdari İşler Departmanına gelen faturaların muhasebe kodlamalarını yapmak ve muhasebe kayıtlarını destekleyen detaylı Excel dosyalarını hazırlamak.
• Çek ve Mali Evrak İşlemleri: Kargo ile gelen çekleri teslim almak, tarayıp kayıt süreçlerine göndermek, muhasebe fişlerini oluşturmak ve ilgili dokümantasyonu düzenli şekilde arşivlemek.
• İthalat Evraklarının Koordinasyonu: İthalat dosyalarını taramak, Borç Hesapları (AP) ekibine iletmek ve işlem görmüş dosyaları belge numaralarına göre düzenlemek.
• Alacak Hesapları Dokümantasyonu: AR ekibi tarafından oluşturulan faturaları indirip yazdırmak, elektronik irsaliyeleri eklemek, muhasebe fişlerini oluşturmak ve ilgili belgeleri dosyalamak.
• Fatura Uygunluk ve Takibi: Gelen ve giden faturaların PLANET ve GİB sistemleri üzerinden yasal süreler içerisinde takibini yapmak ve gerekli iptal işlemlerini yürütmek.
• Elektronik İletişim Yönetimi: KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi ve elektronik imza platformları üzerinden gerçekleştirilen gelen ve giden işlemleri takip etmek.
• Satın Alma Desteği: Satın alma siparişleri (PO) oluşturmak, siparişleri tedarikçilere iletmek ve sipariş süreçlerinin takibini yapmak.

Pozisyona Getirdiğiniz Yetkinlikler

• Üniversite mezunu olmak.
• İdari işler, finans destek, muhasebe destek veya ilgili alanlarda 3-4 yıl deneyim sahibi olmak.
• Microsoft Office uygulamalarına, özellikle Excel’e hakim olmak.
• Güçlü organizasyon becerilerine ve sistemli çalışma disiplinine sahip olmak.
• Etkili zaman yönetimi ve iş takibi becerilerine sahip olmak.
• Detaylara dikkat eden ve aynı anda birden fazla önceliği yönetebilen bir çalışma yaklaşımına sahip olmak.
• Güçlü iletişim ve kişilerarası ilişki becerilerine sahip olmak.

İngilizce Yeterliliği: İngilizceyi sözlü ve yazılı olarak etkin bir şekilde kullanabilmek.

Tercih Edilen Nitelikler:

• Temel muhasebe bilgisi.
• Online bankacılık sistemleri ve finansal dokümantasyon süreçlerinde deneyim.
• Fatura süreçleri ve yerel mevzuat uygulamalarına ilişkin bilgi sahibi olmak.
• Elektronik imza ve KEP sistemleri kullanımında deneyim.

_ _ _ _ _

A Day in Your Life at Atotech/MKS
As an Administrative Assistant, you will play a key role in supporting the daily administrative, financial, and operational activities of the office. You will ensure smooth office operations by managing reception duties, coordinating documentation and records, supporting accounting processes, and maintaining effective communication with internal teams and external partners.
In this role, you will be responsible for handling administrative tasks, monitoring invoices and accounting documentation, supporting purchasing activities, and ensuring compliance with internal procedures and legal requirements. Your organizational skills, attention to detail, and ability to manage multiple priorities will contribute directly to the efficiency of the Finance and Administration function.
In this role, you will report to the Finance & Administration Manager.
You Will Make an Impact By:

• Office & Reception Management: Answer telephone calls, welcome visitors, and ensure that office security procedures are followed, including activating alarms and locking the office at the end of the day.
• Banking & Documentation Support: Download daily bank account statements through online banking platforms, print accounting documents, and maintain organized filing systems.
• Invoice Administration: Print and process incoming invoices, coordinate with the Accounts Receivable (AR) team to obtain document numbers, generate accounting voucher reports, and file all related records accurately.
• Accounting Support: Perform accounting coding for invoices received by the Finance and Administration Department and prepare detailed Excel files supporting accounting records and tax-related calculations.
• Check & Financial Document Processing: Receive checks delivered by courier, scan and submit them for registration, prepare accounting vouchers, and maintain all related documentation.
• Import Documentation Coordination: Scan import files, forward documentation to the Accounts Payable (AP) team, and organize processed records according to document numbers.
• Accounts Receivable Documentation: Download and print invoices generated by the AR team, attach electronic delivery notes, create accounting receipts, and maintain organized files.
• Invoice Compliance & Monitoring: Manage the cancellation and monitoring of incoming and outgoing invoices through PLANET and GIB platforms within legal deadlines.
• Electronic Communication Management: Track incoming and outgoing transactions through Registered Electronic Mail (KEP) systems and electronic signature platforms.
• Purchasing Support: Create Purchase Orders (POs), communicate orders to suppliers, and follow up on order status and completion.

Skills You Bring

• Bachelor’s degree required.
• 3 to 4 years of experience in administration, finance support, accounting support, or a related field.
• Proficiency in Microsoft Office applications, particularly Excel.
• Strong organizational skills and a structured, disciplined approach to work.
• Excellent time management and task follow-up abilities.
• Strong attention to detail and ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Effective communication and interpersonal skills.

English Proficiency: Ability to communicate effectively in English, both verbally and in writing.

Nice-to-Have Skills:

• Basic accounting knowledge.
• Experience working with online banking platforms and financial documentation.
• Knowledge of invoice management processes and local compliance requirements.
• Experience using electronic signature and Registered Electronic Mail (KEP) systems.

#LI-TD1

Globally, our policy is to recruit individuals from wide and diverse backgrounds. However, certain positions require access to controlled goods and technologies subject to various export control regulations. Applicants for these positions may be limited (by, for example, their countries of citizenship, country of origin, or immigration status) where required by law or governmental contact, and/or employment made contingent upon the issuance of appropriate governmental licensing.

MKS Inc. and its affiliates and subsidiaries (“MKS”) is an affirmative action and equal opportunity employer: diverse candidates are encouraged to apply. We win as a team and are committed to recruiting and hiring qualified applicants regardless of race, color, national origin, sex (including pregnancy and pregnancy-related conditions), religion, age, ancestry, physical or mental disability or handicap, marital status, membership in the uniformed services, veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, genetic information, or any other category protected by applicable law. Hiring decisions are based on merit, qualifications and business needs. We conduct background checks and drug screens, in accordance with applicable law and company policies. MKS is generally only hiring candidates who reside in states where we are registered to do business.

MKS is committed to working with and providing reasonable accommodations to qualified individuals with disabilities. If you need a reasonable accommodation during the application or interview process due to a disability, please contact us at: accommodationsatMKS@mksinst.com .

If applying for a specific job, please include the requisition number (ex: RXXXX), the title and location of the role