Customer Service Specialist, Sales at Masimo in Tokyo, Tokyo, JP

カスタマーサービススペシャリストは、注文の管理、在庫管理、倉庫運営、および物流関連業務を正確かつ効率的に遂行する責任を担います。本ポジションは、顧客、営業部門、物流パートナー、および社内関連部門との窓口として機能し、円滑な受注・出荷業務と高い顧客満足度の実現を支援します。また、業務改善やシステム導入プロジェクトを通じて、オペレーションの最適化にも貢献していただきます。

The Customer Service Specialist is responsible for ensuring the efficient and accurate management of customer orders, inventory, warehousing, and logistics operations. This role serves as a key liaison between customers, the Sales team, logistics providers, and internal departments to ensure seamless order fulfillment and high levels of customer satisfaction. The position also plays an active role in process improvement initiatives and cross-functional collaboration to support operational excellence.

主な職務内容

物流・在庫管理

• 受注入力から出荷までの一連の受注管理業務を担当する。
• 在庫管理、出荷手配、倉庫在庫の管理を行い、正確かつタイムリーな納品を実現する。
• 物流パートナーおよび社内関係部署と連携し、効率的なサプライチェーン運営を推進する。
• チーム内における受注処理、在庫管理、および出荷業務をリードする。

チームマネジメント

• 派遣スタッフの業務指導、育成、および日常的なサポートを行う。
• チームメンバーのパフォーマンスをモニタリングし、サービスレベルの維持・向上を図る。
• 協力的で生産性の高いチーム環境の構築を推進する。

プロジェクトマネジメント

• ERPシステム移行プロジェクトを主導し、円滑な導入・定着を推進する。
• 関係者との調整を行い、プロジェクトの計画、実行、および運用移行を支援する。

業務改善・プロセス最適化

• 業務効率や顧客サービス品質向上のための改善機会を特定し、施策を推進する。
• 業務プロセスの標準化および継続的改善活動に参画し、オペレーションの最適化に貢献する。

社内関係者との連携

• 営業部門、ファイナンス部門、物流部門をはじめとする各関連部署と連携し、円滑な業務運営を支援する。
• 受注や出荷に関する課題解決の窓口となり、部門横断的なコミュニケーションを促進する。

応募資格

必須要件

• カスタマーサービス、受注管理、または関連業務における3～5年程度の実務経験
• Microsoft Office（特にExcel）を含むPCスキル
• 受注入力システムおよび在庫管理業務の実務経験
• 母語レベルの日本語および英語による基本的なコミュニケーション能力（読み書き・会話）
• 優れた調整力、問題解決能力、およびマルチタスク対応能力

歓迎要件

• 医療機器業界での業務経験
• ERPシステム（特にOracle）の使用経験
• システム導入・移行プロジェクトや業務改善プロジェクトへの参画経験
• 顧客志向を持ち、変化の多い環境で柔軟に対応できる能力

Key Responsibilities

Logistics and Inventory Management

• Manage end-to-end order processing, including order entry, inventory control, and shipment coordination.
• Oversee stock deliveries, shipments, and warehouse inventory to ensure accuracy and timely fulfillment.
• Coordinate closely with logistics partners and internal teams to optimize supply chain operations.
• Lead and support order management and inventory-related activities within the team.

Team Leadership

• Supervise, mentor, and provide guidance to agency temporary staff.
• Monitor team performance and ensure compliance with established processes and service standards.
• Foster a collaborative and productive team environment through coaching and ongoing support.

Project Management

• Actively lead and facilitate the ERP system migration project.
• Coordinate with stakeholders to ensure successful project execution, adoption, and process alignment.

Process Improvement

• Identify opportunities to enhance operational efficiency and customer service performance.
• Support and participate in continuous improvement initiatives, standardization efforts, and workflow optimization projects.

Cross-Functional Collaboration

• Partner with Sales, Commercial, Finance, Logistics, and other support functions to ensure smooth business operations.
• Serve as a key point of contact for addressing order-related issues and driving effective communication across departments.

Qualifications and Experience

Required Qualifications

• 3–5 years of experience in customer service, order management, or a related operational role.
• Strong computer skills, including proficiency in Microsoft Office applications, particularly Excel.
• Experience with order entry systems and inventory management processes.
• Native level Japanese and basic English communication skills, both written and verbal.
• Strong organizational, problem-solving, and multitasking abilities.

Preferred Qualifications

• Experience in the medical device or healthcare industry.
• Hands-on experience with ERP systems, preferably Oracle.
• Proven ability to work effectively in a fast-paced, customer-focused environment.
• Experience participating in system implementation, migration, or process improvement projects.