School Finance BP

Location: Boston School International, Panama,

Job Description

Propósito del Puesto

Asociarse con la dirección de la escuela y las partes interesadas clave para impulsar el desempeño financiero y la gestión sostenible de los recursos mediante el suministro de información financiera oportuna, precisa y relevante. El puesto apoyará la toma de decisiones estratégicas y operativas a través de una gestión eficaz de presupuestos, pronósticos financieros, análisis financiero, control de costos, mitigación de riesgos y colaboración con las distintas áreas, garantizando que los recursos financieros estén alineados con las prioridades estratégicas de la escuela y se utilicen de manera eficiente para ofrecer los mejores resultados posibles a la comunidad escolar.

Principios ISP

Comenzamos con nuestros niños y estudiantes

Nuestros niños y estudiantes están en el centro de todo lo que hacemos. En pocas palabras, su éxito es nuestro éxito. El bienestar y la seguridad son esenciales tanto para los estudiantes como para el aprendizaje. Por lo tanto, identificamos de manera constante posibles problemas de protección, salud y seguridad, actuando y dando seguimiento adecuado a cualquier inquietud.

Tratamos a todos con cuidado y respeto

Nos cuidamos mutuamente, valoramos las similitudes y diferencias, y promovemos el bienestar propio y de los demás.

Operamos eficazmente

Nos enfocamos de manera constante en aquello que es más importante y que generará el mayor impacto. Aplicamos las políticas y procedimientos de la escuela y reflejamos las ideas compartidas de nuestra comunidad.

Somos financieramente responsables

Tomamos decisiones financieras cuidadosamente, basándonos en las necesidades de los niños, estudiantes y escuelas.

Aprendemos continuamente

Mejorar constantemente es lo que nos impulsa. Participamos activamente en nuestro desarrollo personal y profesional, así como en la mejora continua de la escuela.

Responsabilidades Clave

• Mantener un enfoque centrado en el cliente, tanto interno como externo.
• Liderar y coordinar el apoyo financiero y administrativo proporcionado a áreas operativas clave, incluyendo Instalaciones, Limpieza, Seguridad, Servicios Médicos, Transporte y Tecnología, asegurando que los recursos se gestionen eficazmente y estén alineados con las prioridades operativas y estratégicas de la escuela.
• Garantizar la gestión y asignación efectiva de los recursos financieros y operativos de la escuela, permitiendo que los diferentes departamentos cuenten con los recursos necesarios para llevar a cabo sus actividades y alcanzar sus objetivos específicos.
• Proporcionar apoyo de colaboración financiera y administrativa a los distintos departamentos, ayudando a mejorar la eficiencia operativa, el control de costos, la toma de decisiones financieras y el cumplimiento de los procesos y presupuestos establecidos.
• Revisar, validar y procesar las órdenes de compra solicitadas por los distintos departamentos, asegurando el cumplimiento de los presupuestos aprobados, las políticas de compras y los procedimientos de autorización.
• Monitorear los gastos en comparación con los presupuestos aprobados, identificar variaciones y oportunidades de ahorro, y proporcionar análisis financieros oportunos y recomendaciones a la dirección escolar y responsables de presupuesto.
• Apoyar los procesos anuales de presupuestación y pronóstico financiero, trabajando estrechamente con los líderes de departamento para desarrollar presupuestos realistas, monitorear el desempeño financiero y garantizar el uso adecuado de los recursos asignados.
• Supervisar la calidad, costo y entrega oportuna de servicios tercerizados, incluidos alimentación, limpieza, seguridad, transporte y otros servicios contratados, así como administrar los aspectos financieros y administrativos de los contratos relacionados.
• Apoyar las negociaciones contractuales y la gestión de proveedores, garantizando que los términos comerciales, costos, niveles de servicio y compromisos contractuales estén alineados con los objetivos financieros y operativos de la escuela.
• Responder a solicitudes y requerimientos de autoridades gubernamentales y organismos reguladores, garantizando el cumplimiento de las normativas financieras, administrativas y operativas aplicables.
• Coordinar y facilitar auditorías externas, asegurando que la documentación e información requerida se proporcionen de forma precisa y oportuna, y apoyando la implementación de las recomendaciones resultantes.
• Garantizar una gestión financiera sólida de los recursos de la escuela, promoviendo un adecuado control de costos, responsabilidad y uso eficiente de los fondos, manteniendo la alineación con los objetivos institucionales.
• Realizar revisiones periódicas y supervisar el trabajo de los colaboradores directos, fomentando la rendición de cuentas, la mejora continua, la eficiencia operativa y el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
• Participar en procesos de negociación colectiva con el sindicato de trabajadores, proporcionando información financiera, análisis y apoyo según sea necesario.
• Reunirse con familias con altos niveles de morosidad cuando sea necesario para revisar saldos pendientes y negociar acuerdos de pago apropiados en coordinación con los departamentos correspondientes.
• Proporcionar información financiera y recomendaciones para apoyar la toma de decisiones de la dirección, identificando riesgos, tendencias, oportunidades e impactos financieros potenciales para la escuela.
• Colaborar con los líderes departamentales y la dirección de la escuela para garantizar que las decisiones financieras estén basadas en datos, sean financieramente sólidas y estén alineadas con las prioridades estratégicas de la institución.
• Mantener controles financieros apropiados y garantizar el cumplimiento de políticas internas, procedimientos y regulaciones aplicables.
• Contribuir a la mejora continua y optimización de los procesos, sistemas y controles financieros y administrativos.
• Trabajar constantemente en alineación con la filosofía, visión, misión, valores y objetivos estratégicos de la escuela.

Competencias de Liderazgo ISP

Se espera que demuestre y sirva como modelo a seguir de las Competencias de Liderazgo ISP en todas sus actividades.

Colaboración

Participa activamente en el liderazgo de la escuela o región; coopera y trabaja genuinamente en equipo, desarrollando relaciones positivas y de apoyo con colegas para resolver problemas y maximizar oportunidades.

Aprendizaje y Mejora Continua

Demuestra un compromiso constante y pasión por aprender y mejorar utilizando evidencia y retroalimentación; además, apoya el aprendizaje, desarrollo y crecimiento continuo de los demás.

Liderazgo Innovador

Crea un entorno donde se generan ideas para iniciativas de aprendizaje y servicios, y es capaz de motivar e inspirar a otros durante todo el proceso, desde la creación hasta la implementación.

Orientación a Resultados

Se caracteriza por encontrar soluciones. Busca constantemente superar objetivos y está enfocado en indicadores clave de desempeño (KPIs).

Resiliencia

Maneja contratiempos y desafíos con calma y eficacia.

Enfoque en la Comunidad

Está comprometido con satisfacer y superar las necesidades y expectativas de nuestros estudiantes y sus familias.

Integridad y Gestión Ética

Tiene la capacidad de actuar con ética e integridad, ayudando a los demás a sentirse valorados, y promoviendo la Visión, Propósito y Principios de ISP.

Liderar e Inspirar a Otros

Apoya, anima e inspira a estudiantes, colegas y equipos para que den lo mejor de sí mismos.

Comprensión de las Personas

Tiene una excelente capacidad para identificar talentos y puede describir objetivamente las fortalezas y motivaciones de las personas dentro y fuera de la organización.

Influencia y Comunicación

Informa, influye e inspira consistentemente a estudiantes, padres y colegas mediante una comunicación efectiva y oportuna.

Agilidad

Responde y se adapta a circunstancias cambiantes; gestiona y resuelve problemas proporcionando soluciones en entornos de incertidumbre.

Visión Estratégica, Comercial y Financiera

Aplica su comprensión del negocio y la industria para mejorar la efectividad y rentabilidad de la organización.

Planificación y Toma de Decisiones

Toma decisiones sobre el mejor curso de acción y luego planifica, organiza, prioriza y equilibra los recursos para lograr los resultados deseados.

Diversidad e Inclusión

Posee la sensibilidad, conciencia y habilidades necesarias para comprender los valores, comportamientos, actitudes y prácticas de diferentes culturas, fomentando que todos los niños y adultos aprendan y trabajen eficazmente.

ISP Principles

Begin with our children and students. Our children and students are at the heart of what we do. Simply, their success is our success. Wellbeing and safety are both essential for learners and learning. Therefore, we are consistent in identifying potential safeguarding

and Health & Safety issues and acting and following up on all concerns appropriately.

Treat everyone with care and respect. We look after one another, embrace similarities and differences and promote the well-being of self and others.

Operate effectively. We focus relentlessly on the things that are most important and will make the most difference. We apply school policies and procedures and embody the shared ideas of our community.

Are financially responsible. We make financial choices carefully based on the needs of the children, students and our schools.

Learn continuously. Getting better is what drives us. We positively engage with personal and professional development and school improvement.

ISP Commitment to Safeguarding Principles

ISP is committed to safeguarding and promoting the welfare of children and young people and expects all staff and volunteers to share this commitment. All post holders are subject to appropriate vetting procedures, including an online due diligence search, references and satisfactory Criminal Background Checks or equivalent covering the previous 10 years’ employment history.

ISP Commitment to Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging

ISP is committed to strengthening our inclusive culture by identifying, hiring, developing, and retaining high-performing teammates regardless of gender, ethnicity, sexual orientation and gender expression, age, disability status, neurodivergence, socio-economic background or other demographic characteristics. Candidates who share our vision and principles and are interested in contributing to the success of ISP through this role are strongly encouraged to apply.