Assistant(e) Administration (CDD) at Interface · Rabat

Mission principale

Assurer le bon fonctionnement des activités administratives de l'entreprise en apportant un support quotidien aux différentes équipes, en garantissant le traitement rigoureux des documents administratifs et en veillant au respect des procédures internes.

Principales responsabilités

Gestion administrative

• Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Assurer le classement, l'archivage physique et numérique des documents.
• Préparer, mettre en forme et suivre les documents administratifs.
• Assurer le suivi des contrats, courriers et dossiers administratifs.

Support aux équipes

• Apporter un support administratif aux différents départements.
• Organiser les réunions et gérer les réservations de salles.
• Préparer les comptes rendus et assurer le suivi des actions.
• Gérer les commandes de fournitures de bureau et le suivi des stocks.

Suivi administratif

• Mettre à jour les bases de données et les tableaux de bord.
• Assurer le suivi des factures, bons de commande et documents administratifs.
• Participer au suivi des prestataires et fournisseurs.
• Veiller au respect des procédures administratives internes.

Assistance opérationnelle

• Participer à l'organisation des déplacements professionnels.
• Préparer les dossiers nécessaires aux différentes réunions.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs.

Profil recherché

• Bac+2 à Bac+3 en Gestion des entreprises, Administration, Assistanat de direction ou équivalent.
• Une première expérience de 2 à 3 ans dans une fonction administrative ou d'assistanat est souhaitée.
• Bilingue: Arabe/Français