HR Administrator Halftijds / dienstverband at Hotel Bonka · Herent

Hotel Bonka is het creatieve huis dat de merkblik van een bureau combineert met de makersblik van media. We geloven in de kracht van verhalen die iets in gang zetten. Die mensen raken, verbinden en doen bewegen. Dat doen we met straffe communicatie en binge-worthy entertainment.

Onze hoteldeuren staan open: stap binnen als onze nieuwe HR Administrator.

Hou jij ervan om zaken goed te regelen? Zie je wat er moet gebeuren en zoek je graag uit hoe je iets aanpakt? Dan ben jij misschien de rechterhand die onze HR Manager zoekt.

In deze halftijdse functie ondersteun je onze dagelijkse HR-werking. Je brengt structuur, bewaakt de opvolging en helpt collega’s verder. Je werkt binnen duidelijke afspraken, neemt zelfstandig taken vast en denkt actief mee over hoe het beter kan.

Wat ga je doen?

1. HR-administratie & loonvoorbereiding

Je zorgt mee voor een correcte administratie en een vlotte voorbereiding van de maandelijkse loonverwerking. Je taken omvatten:

• Afwezigheden en overuren controleren en verwerken, inclusief goedkeuring binnen de afgesproken richtlijnen. Afwijkingen stem je af met de HR Manager.

• Ontbrekende informatie verzamelen en de payrollinput tijdig klaarzetten voor controle door de HR Manager.

• Collega’s verderhelpen als eerste aanspreekpunt voor administratieve HR-vragen.

• Freelanceovereenkomsten opmaken op basis van bestaande templates en gemaakte afspraken. Je bewaakt het overzicht van contracten, looptijden en verlengingen.

• Personeels- en reisverzekeringen administratief opvolgen.

2. Rekrutering & stages

Je houdt de praktische organisatie van onze sollicitatieprocessen op koers en zorgt voor een heldere communicatie met kandidaten en collega’s. Dit omvat:

• Vacatures opmaken op basis van een briefing, publiceren en beheren in onze rekruteringstool.

• Sollicitanten uitnodigen, gesprekken inplannen en de betrokken collega’s op de hoogte houden.

• De stagenoden bij onze teams ophalen en afstemmen met de HR Manager.

• Stagesollicitaties verwerken en een eerste selectie maken op basis van afgesproken criteria.

• De planning, administratie en communicatie rond stages opvolgen.

• Een netwerk met scholen uitbouwen en de contacten onderhouden om passende stagiairs aan te trekken.

3. Onboarding, offboarding & opleidingen

Je zorgt dat praktische zaken geregeld zijn en afspraken worden opgevolgd. Je taken omvatten:

• De praktische opstart en het vertrek van medewerkers regelen: van telefonie en abonnementen tot het bezorgen en opvolgen van policies.

• Nieuwe collega’s verwelkomen, rondleiden en wegwijs maken in de werking van ons kantoor.

• Opleidingsaanvragen verwerken en de praktische en administratieve opvolging verzorgen.

• Mogelijke opleidingssubsidies uitzoeken, aanvragen indienen en deadlines bewaken.

Je kijkt bij dit alles ook naar de aanpak. Kan een proces eenvoudiger? Ontbreekt er een handige checklist? Kan AI een terugkerende taak versnellen? Je doet voorstellen en werkt verbeteringen na overleg verder uit.