Officer, Administration at First Quantum… · Villa…

At First Quantum, we free the talent of our people by taking a very different approach which is underpinned by a very different, very definite culture – the “First Quantum Way”.

Working with us is not like working anywhere else, which is why we recruit people who will take a bolder, smarter approach to spot opportunities, solve problems and deliver results.

Our culture is all about encouraging you to think independently and to challenge convention to deliver the best result. That’s how we continue to achieve extraordinary things in extraordinary locations.

Job description:

Cualificaciones (requeridas para el puesto) y conocimientos y experiencia

·        Formación Académica:

o    Título universitario en Administración, Recursos Humanos, Gestión de Oficina o carrera afín.

·        Experiencia:

o    Se prefiere experiencia previa en funciones administrativas o de oficina.

o    Experiencia en manejo de documentación, atención a procesos internos y soporte a equipos multidisciplinarios.

o    Atención al Cliente / Comunitarios

·        Habilidades y Competencias:

o    Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.

o    Habilidades interpersonales y actitud de servicio.

o    Organización, atención al detalle y precisión en el manejo de información.

o    Capacidad de gestión del tiempo y cumplimiento de plazos.

o    Conocimiento práctico de procedimientos de recursos humanos y operación de oficinas.

o    Dominio de herramientas de ofimática (MS Office y sistemas internos como JD Edwards, Gestión de OneDrive entre otros).

o    Capacidad para trabajar de forma eficiente bajo presión y en entornos dinámicos.

o    Proactividad, confidencialidad y enfoque en mejora continua.

Responsabilidades específicas principales y resultados esperados

• Coordinar y ejecutar tareas administrativas como escaneo, archivo y organización de documentos para informes y registros del departamento.

• Administrar el calendario operativo de la oficina

• Elaborar correspondencia, actas, agendas, memorandos, formularios y otros documentos solicitados a partir de borradores, grabaciones o instrucciones verbales.

• Administrar y mantener el inventario de suministros de oficina y equipos de seguridad.

• Operar y dar mantenimiento básico a los equipos de oficina y sistemas informáticos.

• Conciliar y presentar reportes de gastos de forma precisa y oportuna conforme a las políticas de la empresa.

• Procesar solicitudes de mantenimiento, órdenes de compra y verificar recepción de materiales y entregas y controles de inventario de bienes e insumos.

• Controlar el acceso autorizado al área de oficina y apoyar la identificación de situaciones irregulares relacionadas con la seguridad.

• Establecer vínculos de colaboración con otros pares administrativos para compartir y estandarizar buenas prácticas.

• Proponer e implementar mejoras en los procesos administrativos y en la eficiencia de la operación diaria.

• Apoyar en otras funciones relacionadas con el cargo según las necesidades del área o instrucciones de la jefatura.

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