Gestionnaire d’événements at Fasken in Montreal, QC, Canada

Gestionnaire d’événements

Aperçu du poste

Fasken recherche un ou une gestionnaire d’événements expérimenté(e) pour se joindre à l’équipe de marketing et de communications servant toutes les régions du cabinet.

Relevant de la directrice principale des communications, la personne titulaire de ce poste sera responsable de notre programme d’événements internes ainsi que de la conception, de l’élaboration et de la mise en œuvre de la stratégie à l’égard des événements organisés à l’échelle du cabinet, particulièrement en ce qui a trait aux événements de marketing. Elle travaillera en étroite collaboration avec les associés et les avocats du cabinet, les membres de la haute direction ainsi qu’avec des collègues au Canada et à l’étranger afin d’organiser des événements à l’échelle du cabinet qui appuient les objectifs nationaux et interbureaux.

Elle devra mettre en œuvre un portefeuille de programmes stratégiques à fort impact destinés aux clients actuels et potentiels ainsi qu’aux membres du cabinet.

Il s’agit d’un poste hybride qui nécessite une présence au bureau deux jours par semaine. Des heures supplémentaires préalablement autorisées seront requises afin de répondre aux besoins des clients.

Principales responsabilités :

Stratégie et planification d’événements

• Élaborer et mettre en œuvre la stratégie événementielle externe du cabinet afin de favoriser l’atteinte des objectifs de développement des affaires du cabinet.
• Établir et renforcer un processus structuré et uniforme de traitement des demandes d’événements afin d’améliorer l’efficacité et d’évaluer la pertinence des événements proposés ainsi que leur adéquation avec les priorités stratégiques du cabinet.
• Collaborer avec les associés et associées, la haute direction, les avocats et avocates et les collègues de tous les bureaux du cabinet pour diriger l’élaboration et le déroulement de tous les événements du cabinet, y compris la participation et les délégations pour les congrès se tenant dans d’autres pays.
• Collaborer avec les collègues responsables des événements de chaque région afin d’assurer l’adoption d’une approche uniforme, de veiller à l’intégration de l’image de marque du cabinet dans l’ensemble des événements et de tenir à jour un calendrier des événements harmonisé à l’échelle du cabinet.
• Travailler en étroite collaboration avec les collègues du marketing, des communications et du développement des affaires afin d’assurer l’envoi d’invitations ciblées, de contribuer à l’amplification du contenu sur les événements et d’aider les avocats et les groupes de pratiques à faire un suivi auprès des participants.
• Gérer la planification et l’organisation d’événements de bout en bout, de la coordination logistique préalable (réservation et aménagement des salles, besoins audiovisuels et invitations) jusqu’aux activités de suivi après l’événement, en passant par la gestion, le jour même, des événements virtuels ou en personne, les communications de suivi, la coordination des mises à jour dans l’outil de gestion des relations avec les clients (CRM) ainsi que la communication des résultats de l’événement aux conférenciers, à l’équipe de développement des affaires et aux autres parties prenantes.
• Assurer la clôture financière et administrative des événements, y compris le traitement des factures des fournisseurs, la comptabilisation des dépenses finales et la tenue de dossiers d’événements exacts et à jour.
• Préparer les calendriers et les budgets pour les événements; et s’assurer que les membres clés du cabinet sont tenus informés de l’avancement et que l’événement est réalisé conformément aux objectifs.
• Établir des indicateurs clés de rendement pour les événements; et recueillir et analyser des données sur les événements afin de rendre compte de leur rendement et d’assurer une amélioration continue.
• Trouver des fournisseurs externes et établir une liste de fournisseurs privilégiés; gérer et maintenir les relations avec eux.
• Proposer des idées nouvelles et créatives pour aider Fasken à conserver un avantage concurrentiel solide en organisant des événements de grande qualité.
• Proposer des initiatives visant à améliorer la satisfaction des participants et des clients internes.
• Rester au fait des tendances événementielles et tirer parti des données du cabinet et du marché pour soutenir les stratégies événementielles, en collaborant notamment avec l’équipe des données et de la gestion des relations clients (CRM).
• Gérer les budgets des événements des groupes de pratique et des groupes spéciaux et valider les dépenses par rapport au budget tout au long de l’année.
• Compiler les commentaires et les résultats, les analyser et les présenter à la direction chaque trimestre.

Leadership

• Tenir à jour l’outil de suivi des événements, analyser les indicateurs de rendement des événements et préparer des rapports trimestriels.
• Trouver des possibilités d’amélioration dans les flux de travail et les processus pour les événements internes et externes; et introduire des outils ou des modèles, au besoin. Assurer l’adoption d’outils d’IA pour faire des gains d’efficacité.
• Comprendre les objectifs d’affaires et collaborer avec les équipes de développement des affaires, d’analytique des données et de marketing et communications en vue de maximiser les retombées des événements externes.

Connaissances et compétences requises

• Études postsecondaires en marketing ou en planification événementielle ou expérience pertinente, idéalement dans un environnement de services professionnels
• Un minimum de 6 à 8 ans d’expérience, notamment dans l’organisation de grands événements impliquant de nombreuses parties prenantes
• Expérience dans l’organisation de webinaires et d’événements hybrides ainsi que dans l’utilisation de technologies visant à maximiser les retombées des événements virtuels; capacité à gérer avec aisance l’organisation d’événements en direct, notamment en gérant les diaporamas, en donnant les indications nécessaires aux conférenciers et en coordonnant les activités avec les équipes techniques en temps réel
• Expérience avec des outils d’IA visant à accroître l’efficacité de la planification et de l’organisation d’événements, un atout
• Volonté de s’investir concrètement dans l’organisation d’un programme d’événements comprenant une forte proportion de webinaires
• Forte présence auprès de la direction et capacité à s’exprimer avec assurance auprès des parties prenantes de haut niveau hiérarchique
• Compétences en négociation et en gestion, critère essentiel
• Capacité d’assurer la liaison avec les parties prenantes, de favoriser un consensus entre elles et d’intégrer la stratégie commerciale afin d’adapter les activités événementielles
• Connaissance des sites événementiels dans les différents marchés (particulièrement à Toronto) ainsi que de l’offre culinaire et des vins
• Créativité, aptitudes en résolution de problèmes et souci du détail
• Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à établir efficacement les priorités; capacité à gérer un calendrier chargé comportant plusieurs événements simultanés et des échéances serrées
• Proactivité et avant-gardisme
• Excellent sens de la collaboration et facilité à développer des relations de travail solides
• Connaissances poussées de la suite Microsoft Office – Teams, Word, Excel et PowerPoint
• Expérience en utilisation d’un système CRM et de plateformes de marketing électronique
• Expérience dans la création et la mise à jour de pages Web d’événements à l’aide d’un système de gestion de contenu; expérience avec la plateforme Sitecore ou un outil similaire, un atout
• Souplesse quant aux heures de travail, au besoin