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Assistant(e) de direction (H/F) at Danone in MA-Le Siege
Job Description
Assistant(e) de direction (H/F)
Short Intro and About the Job
REJOINDRE DANONE : C’EST…
Rencontrer des danoners aux personnalités singulières et aux parcours professionnels variés ;
Grandir dans des environnements différents : sites de production, bases logistiques, centre de recherche et innovation ou encore sièges sociaux ;
Se construire un parcours de carrière sur mesure, adapté à ta personnalité, tes compétences et tes envies ;
Apprendre grâce à des missions responsabilisantes, riches et apprenantes.
DANONE ENTREPRISE A MISSION
En Juin 2020, Danone est devenue la première entreprise cotée à adopter le statut d’Entreprise à Mission. Nous avons en effet décidé de nous doter d'une raison d'être et d'objectifs sociaux, sociétaux et environnementaux associés inscrits dans nos statuts. Il s’agit d’une étape historique pour continuer à réaliser chaque jour notre mission – « apporter la santé par l’alimentation au plus grand nombre » - dans notre cadre d’action « One Planet. One Health ».
About You
Mission principale :
Assurer un support administratif, organisationnel et logistique de haut niveau auprès de la Direction, en garantissant la fluidité de l'agenda, la bonne circulation de l'information et le suivi rigoureux des dossiers.
Le poste joue un rôle central d'interface entre la Direction, les différents départements de l'entreprise, les partenaires externes et les interlocuteurs institutionnels.
Principales responsabilités :
1. Gestion de l'agenda et organisation du quotidien
- Gérer les agendas : planification, arbitrage et priorisation des rendez-vous et des sollicitations.
- Filtrer les appels, les e-mails et les demandes, et orienter les interlocuteurs vers les bons contacts.
- Anticiper les échéances et préparer en amont les dossiers nécessaires à chaque rendez-vous.
- Assurer l'accueil et la prise en charge des visiteurs, intervenants et invités.
2. Organisation de réunions et d'événements
- Organiser et coordonner les réunions internes et externes (comités de direction, comités de pilotage, réunions stratégiques).
- Préparer les supports, ordres du jour et documents nécessaires, puis rédiger et diffuser les comptes rendus.
- Assurer la logistique des réunions et des événements sur site et hors site :
- Réservation des salles et lieux, coordination de la restauration, gestion des équipements et supports, suivi des prestataires externes.
- Contribuer à l'organisation des événements internes et des temps forts de l'entreprise (séminaires, convention, rencontres avec les équipes).
3. Organisation des déplacements
- Organiser les déplacements professionnels, en France et à l'international :
- Réservations de transport et d'hébergement, préparation des itinéraires et des dossiers de voyage, coordination de la logistique associée.
- Gérer les formalités administratives liées aux déplacements (visas, documents de voyage).
- Assurer le suivi et la préparation des notes de frais.
4. Communication et gestion de l'information
- Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, notes, présentations et documents.
- Assurer la gestion du courrier, des expéditions et des envois express (DHL et autres transporteurs).
- Assurer le classement et l'archivage des documents et dossiers, physiques comme numériques.
- Gérer avec la plus grande discrétion les informations et dossiers confidentiels.
5. Coordination et support transverse
- Assurer le lien entre la Direction et l'ensemble des départements.
- Relayer les informations, les demandes et les décisions de manière claire et dans les délais.
- Maintenir un suivi rigoureux des dossiers et des actions en cours, et relancer si nécessaire.
- Veiller au respect des processus administratifs internes.
- Être un point de contact privilégié pour les sujets administratifs et logistiques transverses.
Profil recherché :
Formation
- Bac+2 à Bac+5 en Assistanat de Direction, Administration des Entreprises, Gestion ou équivalent.
Expérience
- Minimum 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction d'assistanat de direction, idéalement auprès d'un dirigeant ou d'un membre du comité de direction.
- Une expérience dans un environnement matriciel ou multi-départements est fortement appréciée.
Compétences techniques
- Excellente maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
- Excellente expression écrite et orale en français ; un bon niveau d'anglais professionnel est un atout.
- Maîtrise des outils de gestion d'agenda et de réservation de voyages.
- Capacité de suivi et de coordination de multiples dossiers simultanément.
- Aisance dans la rédaction et la mise en forme de documents professionnels.
Compétences comportementales:
- Forte orientation solutions et sens du service.
- Proactivité et capacité à anticiper les besoins.
- Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités.
- Rigueur et sens du détail.
- Fiabilité, discrétion et respect absolu de la confidentialité.
- Agilité et capacité d'adaptation à des environnements évolutifs.
- Bon relationnel et aisance avec des interlocuteurs variés, à tous les niveaux hiérarchiques.
- Esprit de collaboration et orientation travail en équipe.
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément dans des délais contraints.
About Us, We offer and What's next
« Chaque fois que nous mangeons et buvons, nous votons pour le monde dans lequel nous voulons vivre »
Acteur incontournable du secteur agroalimentaire, nous accompagnons jour après jour, des millions de consommateurs depuis plusieurs générations, et leur apportons bienfaits naturels et plaisir, à toute les étapes de leur vie, nos marques phares : Danone, Centrale, Jamila, Danette …
Grâce à notre capacité d’innovation, au savoir-faire de nos collaborateurs et à la modernisation de notre outil de production en constante évolution, nous avons fait de la qualité totale notre culture d’entreprise.
Chez Centrale Danone, nous avons une mission : apporter une nutrition de qualité au plus grand nombre. Si vous souhaitez également en faire la vôtre, rejoignez-nous et contribuez activement au développement de nos marques !