Administrative Assistant, Centre for Healthy Active… at CHEO · Ottawa

Compensation Pay Range:

$26.43-$32.46

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 

Please note this position would be based out of our Satellite location at 1355 Bank St.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinaabe territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
 
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system.
 
Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024, 2025 and 2026 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Administrative Assistant, Program is responsible for providing administrative support to a clinical or provincial program.

RESPONSIBILITIES

• Maintaining calendar and schedule meetings, appointments and/or events; prepare necessary documentation for meetings, appointments and/or events; reschedule meetings, appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities

• Maintaining awareness of the clinical/provincial program’s activities in order to receive, prioritize and professionally respond to and direct queries from patients/families and other stakeholders (those requiring reports etc)

• Supporting the program with human resources processes for new CHEO staff and medical staff including recruitment, hiring, orientation, onboarding, workstation/office setup. Collaborating with the University when appropriate.

• Submitting required information to support physician billing (if applicable)

• Establishing, developing and maintaining various internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems, monthly reports, processing mail, confidential files and BF systems

• Supporting the administrative aspects of program’s academic and research mandates

• Preparing annual program summary reports

• Making arrangements for meetings such as scheduling use of board and conference rooms, arranging or confirming attendance, preparing material and coordinating catering.

• Making travel and hotel arrangements for staff and out-of-town visitors.

• Prioritizing incoming mail and documents and distributing appropriately.

• Photocopying, collating, faxing and distributing documents. 

• Proofreading documents for grammar and spelling.

• Typing, transcribing dictated correspondence and formatting electronically based reports and correspondence; preparing spreadsheets; preparing documents for review.

• Performing financial clerical functions such as billing, reconciling accounts, providing month end reports, monitoring, tracking and/or processing expenses related to travel claims, invoices, requisitions, deposits, receipts, enrichment fund reimbursements, etc.

• Participating in the planning of special events by booking venue, scheduling speakers, ordering catering, audio visual equipment, registration, etc.

• Maintaining both electronic and paper filing systems

• Taking on special projects as assigned by management including coordinating activities, organizing functions, preparing reports etc.

• Ordering supplies as required.

• Booking appointments for families/managing incoming referrals/and checking patients in

• Performing other duties as assigned.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (PRC) (Essential)

• Diploma in relevant field (Essential)

• Approximately 12 months of related experience (Essential)

• Knowledge of medical terminology (Preferred)

• Clinical terminology proficiency (Essential)

• Bilingualism (English and French) (Essential)

• Sound judgement, the ability to prioritize and adjust as required; (Essential)

• Ability to anticipate needs, as well as plan and prioritize work. (Essential)

• Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential)

• Ability to multi-task and complete tasks in a timely fashion; (Essential)

• Strong organizational skills (Essential)

• Detail-oriented (Essential)

• Discretion and a high degree of confidentiality; (Essential)

• Professional, effective, concise communication (both oral and written); (Essential)

• Comprehensive use of MS Office including word processing, spreadsheet, presentation, email; (Essential)

• Use of a voicemail system, photocopier, multi-use fax machine. (Essential)

* Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic requirements.

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
 

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Veuillez noter que ce poste serait basé dans notre succursale située au 1355, rue Bank.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple Algoquine Anishinabe. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes.

Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024, 2025 and 2026 et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la titulaire est responsable de fournir du soutien administratif à un programme clinique ou provincial.

RESPONSABILITÉS

• Tenir les calendriers et organiser des réunions, des rendez-vous et des événements; préparer la documentation requise pour les réunions, pour les rendez-vous et pour les événements; remettre la date de réunions, de rendez-vous et d’événements en fonction des disponibilités et pour éviter tout conflit et changement des priorités.

• Se tenir au courant des activités du programme clinique ou provincial et de CHEO afin de recevoir les demandes de renseignements des patients et de leurs familles ainsi que des intervenants (personnes qui ont besoin de rapports, etc.), les prioriser et y répondre de manière professionnelle.

• Soutenir le programme en gérant les processus de ressources humaines des nouveaux employés et médecins de CHEO; il faut pour cela gérer le recrutement, l’embauche, l’orientation, l’accueil et l’intégration, l’installation des postes de travail et des bureaux, faire des demandes de privilèges de l’Hôpital et les renouveler. Collaborer avec l’Université au besoin.

• Soumettre au besoin les renseignements nécessaires au processus de facturation des médecins.

• Établir, développer et tenir divers systèmes électroniques de soutien administratif à l’interne comme des bases de données, des systèmes de traçage, des systèmes de classement, des rapports mensuels, le traitement du courrier, les dossiers confidentiels et les systèmes de rappel.

• Soutenir les aspects administratifs des mandats du programme liés à l’enseignement et à la recherche.

• Préparer les rapports sommaires annuels pour le programme.

• Organiser la logistique des réunions, notamment réserver les salles de conférence, confirmer les présences, préparer la documentation et coordonner les services de traiteur.

• Faire les réservations nécessaires pour les déplacements du personnel et des visiteurs de l’extérieur.

• Classer le courrier reçu par ordre de priorité et le distribuer adéquatement.

• Photocopier, agrafer, télécopier et distribuer des documents. 

• Relire des documents pour en vérifier la grammaire et l’orthographe.

• Dactylographier et transcrire des lettres dictées et mettre en page des rapports et des lettres produits sur ordinateur; préparer des feuilles de calcul; préparer des documents à réviser.

• Effectuer des fonctions administratives financières comme la facturation, le rapprochement de comptes, la production de rapports de fin de mois, la surveillance, le traçage et le traitement de demandes de remboursement pour des dépenses de déplacement, des factures, des réquisitions, des dépôts, des reçus, des remboursements de fonds d’enrichissement, etc.

• Participer à la planification d’événements spéciaux en réservant les locaux, invitant des conférenciers, commandant les services de traiteur, réservant l’équipement audiovisuel, gérant les inscriptions, etc.

• Tenir des systèmes de classement à l’ordinateur et sur papier.

• Gérer des projets spéciaux, ce qui comprend coordonner des activités, organiser des événements, préparer des rapports, etc.

• Commander des fournitures lorsque nécessaire. .

• Organiser les rendez-vous pour les familles/gérer les demandes de services/inscrire les patients

• Accomplir d’autres tâches à la demande de la superviseure.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

• Diplôme dans un domaine pertinent (Essentiel)

• Expérience pertinente d’environ 12 mois (Essentiel)

• Connaissance de la terminologie médicale (Préférable)

• Excellente connaissance de la terminologie clinique (Essentiel)

• Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)

• Sens solide du jugement, capacité d’établir des priorités et de les modifier au besoin (Essentiel)

• Capacité d’anticiper les besoins ainsi que de planifier et prioriser son travail (Essentiel)

• Capacité de prendre des initiatives et de travailler en autonomie sous une supervision minimale (Essentiel)

• Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément et de les terminer dans les délais fixés (Essentiel)

• Excellentes compétences en organisation (Essentiel)

• Bon sens du détail (Essentiel)

• Sens de la discrétion et respect profond de la confidentialité (Essentiel)

• Capacité de communiquer de façon professionnelle, efficace et concise (verbalement et par écrit) (Essentiel)

• Connaissance complète de MS Office (traitement de texte, feuilles de calcul, présentations, courriel) (Essentiel)

• Connaissance pratique de la boîte vocale, de la photocopieuse et du télécopieur à fonctions diverses (Essentiel)

* L’expérience et la formation formelle alliées à un rendement manifeste pourront remplacer les diplômes requis.

* Veuillez noter que vous serez représenté.e par le Syndicat de la fédération ontarienne des travailleurs de la santé, UIJAN Local 3000.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet.  Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.