Account Coordinator (Travel) at ChangeMakers · Halifax

#WorkwithImpact

About Us:

At Castlemain, we collaborate with communities and organizations to enhance capacity and amplify underrepresented voices. We partner with clients dedicated to addressing historical injustices and fostering better pathways forward. Our approach is culturally sensitive and trauma-informed, inspired by the strong communities and relationships we engage with daily. 

To learn more about who we are visit https://www.castlemain.com/

As an Account Coordinator (Travel) you will support the financial and operational aspects of travel for Castlemain’s Settlement programs across Canada. This role will be responsible for processing travel expense claims and managing supply orders, enabling traveling staff who deliver accessible, community-aligned, and trauma-informed services to Claimants.

This is a permanent, full-time remote role.

About the Opportunity:

• Support the management and reconciliation of company credit card transactions and other corporate travel-related accounts by working directly with the Finance team to ensure travel expenses are appropriately categorized and working with employees and external vendors to gather invoices and receipts

• Review and approve expense reports through SAP Concur in alignment with applicable policies and budgetary considerations

• Answer questions and support team members with travel expenses and SAP Concur as needed

• Order supplies for traveling team members and track supply levels

• Support development of travel itineraries based on travel arrangements booked by the Travel team

• Provide additional administrative and operational support as required

About You:

You bring at least 2 years of experience in administrative/financial coordination and expense processing as well as:

• Experience with SAP Concur

• A high standard for quality, accuracy, and detail

• Strong interpersonal skills with a focus on delivering exceptional client service and the ability to work collaboratively with stakeholders

• Competence in computer applications including word processing, spreadsheets, emails and presentations

• Passion for community-centered programs with a focus on reconciliation and partnership with Indigenous communities

Experience working with or alongside Indigenous communities or organizations is preferred.

Successful candidates will be required to complete a Criminal Record Check as a condition of employment.

Compensation:

Starting annual compensation of $51,000 - $69,000 plus rewarding benefits package. The offered compensation will take into account the candidate’s skills, experience, qualifications, location, and internal equity.

How to Apply:

We invite you to submit your resume and a cover letter to https://www.castlemain.com/about/careers/

At Castlemain, we know not everyone’s experience fits a checklist. If this role interests you and you feel you can contribute, we encourage you to apply. We value curiosity, and the unique perspectives people bring.

Castlemain is committed to making our hiring process accessible and supportive. If you need accommodation at any stage of the application or interview process, please let us know. We are happy to work with you to ensure your needs are met.

#ContribuerÀLaMission

À propos de nous :

Chez Castlemain, nous collaborons avec les communautés et les organisations en vue de renforcer leur capacité et d’amplifier les voix sous-représentées. Nous nous associons à des clients désireux de remédier à des injustices historiques et de favoriser de meilleures perspectives. Notre approche tient compte des différences culturelles et des traumatismes et s’inspire des communautés et des relations solides que nous mobilisons et établissons quotidiennement. 

Pour en savoir plus à notre sujet, rendez-vous au https://www.castlemain.com/fr.

En tant que coordonnatrice ou coordonnateur des comptes-clients (voyages et déplacements), vous serez responsable de gérer les aspects financiers et opérationnels liés aux déplacements dans le cadre des programmes de Castlemain relatifs à des règlements, partout au Canada. La ou le titulaire de ce poste sera responsable du traitement des demandes de remboursement des frais de déplacement et de la gestion des commandes de fournitures afin de permettre au personnel en déplacement de fournir aux réclamants des services accessibles, adaptés à la communauté et tenant compte des traumatismes.

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein, à distance.

À propos de l’occasion d’emploi :

• Assurer la gestion et le rapprochement des transactions portées aux cartes de crédit de l’entreprise et d’autres comptes liés aux déplacements professionnels, en collaborant directement avec l’équipe des finances afin de s’assurer que les frais de déplacement sont correctement classés, et en travaillant avec le personnel et les fournisseurs externes afin de rassembler les factures et les pièces justificatives.

• Vérifier et approuver les états des frais de déplacement au moyen de SAP Concur, conformément aux politiques en vigueur et aux contraintes budgétaires.

• Répondre aux questions des membres de l’équipe concernant les frais de déplacement et l’utilisation de SAP Concur et leur fournir un soutien au besoin.

• Commander les fournitures pour les membres de l’équipe en déplacement et faire le suivi des niveaux de stock.

• Contribuer à l’élaboration des itinéraires de voyage en fonction des réservations effectuées par l’équipe responsable des voyages et déplacements.

• Fournir un soutien administratif et opérationnel supplémentaire selon les besoins.

A propos de vous :

Vous possédez au moins deux (2) ans d’expérience de la coordination administrative et financière et du traitement des états des frais de déplacement. De plus, vous possédez les qualités et atouts suivants :

• Une expérience de SAP Concur

• Un grand souci de la qualité, de la précision et du détail

• De solides compétences relationnelles axées sur la prestation d’un service client exceptionnel et la capacité à travailler en collaboration avec des parties prenantes

• Une maîtrise des applications informatiques, notamment le traitement de texte, les tableurs, la messagerie électronique et les présentations

• Un réel intérêt pour les programmes centrés sur la communauté et axés sur la réconciliation et le partenariat avec les communautés autochtones

Une expérience de travail aux côtés de communautés ou d’organisations autochtones ou avec ces dernières est considérée comme un atout.

Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à une vérification de casier judiciaire comme condition d’emploi. Rémunération :

Rémunération annuelle de départ de 51 000 $ à 69 000 $ incluant un ensemble d’avantages sociaux intéressants. La rémunération offerte tiendra compte des compétences, de l’expérience, des qualités et de l’emplacement de la candidate ou du candidat ainsi que de l’équité interne.

Comment postuler :

Nous vous invitons à soumettre votre CV accompagné d’une lettre de candidature au https://www.castlemain.com/fr/a-propos/carrieres/.

Chez Castlemain, nous savons que l’expérience de chacun ne correspond pas forcément à une liste de critères. Si ce poste vous intéresse et que vous pensez pouvoir apporter votre contribution, nous vous encourageons à postuler. Nous accordons de la valeur à la curiosité dont fait preuve chaque personne et à ses perspectives uniques qu’elle offre.

Castlemain contribue à rendre notre processus d’embauche accessible et accueillant. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à tout moment au cours de la procédure de candidature ou d’entrevue, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous serons ravis de collaborer avec vous pour répondre à vos besoins.