Office Manager H/F at Calisea France in Paris, Île-de-France, FR

Description de l'entreprise

Rejoignez l'équipe du siège de Paris !

Notre but ? Nous mettons les résidents au cœur de nos vies car ils ont l’expérience, la connaissance et sont ainsi une source d’inspiration auprès de laquelle nous continuons d’apprendre.

Nous les respectons et les considérons en portant une attention particulière à leur qualité de vie. Et c’est vous qui leur donnez les moyens de se réaliser quotidiennement à vos côtés : s’émerveiller, découvrir, entreprendre…

Choisir notre établissement, c’est rejoindre la Communauté Colisée : des lieux de vie qui sont pleinement intégrés dans la société, ouverts sur l’extérieur et en harmonie avec le territoire.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un(e) Office Manager dynamique, organisé(e) et autonome pour rejoindre notre siège parisien. Véritable pilier du bon fonctionnement interne, vous jouez un rôle central dans la coordination de l’ensemble des équipes et le maintien d’un environnement de travail efficace, fluide et accueillant.

Description du poste

Vos missions principales

Organisation & logistique du siège

• Assurer la logistique des réservations des espaces de travail pour les réunions, au siège ou en dehors.
• Organiser les évènements internes (préparation, coordination, logistique).
• Gérer les déjeuners récurrents : commandes, suivi, réception et coordination avec les équipes.

Suivi administratif & gestion financière

• Traiter les devis : réception, mise à jour, suivi et cohérence avec les prestations réalisées.
• Contrôler la conformité des factures avant transmission à la comptabilité.
• Contribuer à l’optimisation des coûts : analyse et négociation des offres/contrats avec les prestataires et partenaires.

Gestion des services généraux

• Superviser les services généraux du siège : fournitures, maintenance, prestataires, équipements.
• Gérer la flotte automobile en collaboration avec notre partenaire FleetGestion.
• Assurer la gestion du courrier : réception, distribution, envois.

Déplacements & support à la Direction

• Organiser les déplacements (déplacements professionnels, réservations, logistique).
• Effectuer des courses et déplacements ponctuels selon les besoins internes.

Accueil & support quotidien

• Assurer l’accueil des visiteurs, intervenants, livreurs et prestataires externes.
• Gérer les imprévus : urgences, annulations, problématiques de dernière minute.

Qualifications

Vous êtes organisé(e), autonome, dynamique et polyvalent(e). Vous aimez être au cœur de l’activité, faciliter le quotidien des équipes et être le point d’ancrage du bureau. Vous avez le sens du service, de l’anticipation, et savez gérer plusieurs tâches en parallèle. Vous êtes à l’aise avec les imprévus et savez garder votre calme en toutes circonstances.

Informations supplémentaires

Votre profil :

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Parce que la diversité est une force, Colisée s'engage dans l'inclusion et la non-discrimination pour garantir l'égalité des chances.

#coliséerecrutement