Expediting & Purchasing Officer at Bia Group in Senegal

A propos de BIA

BIA Group est actif dans la vente, la location et le service après-vente d’équipements destinés aux travaux publics, aux mines, aux carrières et au transport. Le Groupe est présent en Europe, en Afrique et en Asie et compte plus de 1 700 collaborateurs passionnés.

Résumé

Assurer la gestion opérationnelle et le suivi de bout en bout des commandes d’achat locales et internationales (approvisionnement et relance fournisseurs) pour l’entité concernée, depuis la création de la commande jusqu’à la réception finale, y compris les formalités de dédouanement. Gérer les relations opérationnelles avec les fournisseurs et les prestataires logistiques afin de garantir les livraisons dans les délais, en fonction des priorités des clients et dans le respect des procédures du Groupe.

Quelles seront vos responsabilités ?

1. Gestion intégrée des commandes : Assurer le suivi opérationnel quotidien des commandes OEM et non OEM et traiter les éventuels écarts ou anomalies.
2. Suivi des commandes et des livraisons : Assurer un suivi proactif des commandes auprès des fournisseurs et des transitaires afin de garantir les livraisons dans les délais. Mettre à jour les dates estimées de livraison (ETA) dans SAP et communiquer tout changement aux demandeurs.
3. Achats locaux : Identifier, sélectionner et évaluer les fournisseurs locaux. Émettre les bons de commande locaux et négocier les meilleures conditions afin de générer des économies.
4. Douane et logistique : Réaliser les opérations douanières quotidiennes (entrepôts sous douane, mouvements de marchandises sous douane, dédouanement à l’importation et à l’exportation) conformément à la réglementation nationale de la filiale. Coordonner les expéditions vers les sites clients.
5. Gestion des relations fournisseurs : Gérer les relations opérationnelles avec les fournisseurs et les prestataires logistiques. Les informer immédiatement en cas de problème (manquant, avarie, dommage) et assurer le suivi jusqu’à sa résolution.
6. Administration et archivage : Saisir et suivre les données relatives aux coûts d’importation. Vérifier les factures des fournisseurs et des prestataires logistiques avant leur transmission à la Finance. Assurer un archivage complet et rigoureux des dossiers.
7. Conformité : Appliquer strictement les procédures et politiques d’approvisionnement et d’achats du Groupe.

K.P.I :

1. Respect des délais de traitement des demandes d’achat (Purchase Requisitions), conformément aux niveaux de service définis.
2. Taux de livraison dans les délais, mesurant la capacité à garantir la disponibilité des biens et services selon les échéances convenues.
3. Taux de conformité des réceptions, mesuré par le nombre de réceptions sans écart (manquants, avaries, dommages ou erreurs) par rapport au volume total des réceptions.
4. Maîtrise du coût total d’acquisition (Landed Cost), à travers l’optimisation des coûts d’achat, de transport, de douane et de logistique.
5. Respect des procédures et politiques d’achats du Groupe, évalué notamment au travers des audits internes et des contrôles de conformité.
6. Qualité du suivi des commandes et fiabilité des données dans l’ERP, incluant la mise à jour des ETA, la traçabilité des dossiers et l’exactitude des informations saisies.
7. Efficacité de la gestion des fournisseurs et prestataires logistiques, mesurée par la résolution rapide des écarts et le maintien d’un niveau de service conforme aux attentes opérationnelles.

Qui recherchons nous ?

Formation & Qualifications :

1. Diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 en Logistique, Achats, Commerce International ou dans un domaine connexe.
2. Expérience dans l’utilisation d’un ERP, idéalement SAP (MM, WM), notamment pour la création et le suivi des demandes d’achat (PR), des commandes d’achat (PO), des réceptions et la consultation des stocks.
3. Bonne compréhension des processus d’approvisionnement et de suivi des commandes (demandes d’achat, commandes, réceptions et suivi des livraisons).
4. Connaissance de base de la réglementation douanière locale ainsi que des documents liés à l’importation et à l’exportation.
5. Bonne maîtrise des Incoterms et de leurs implications opérationnelles.
6. Connaissance des composantes des coûts logistiques (transport local, frais de douane, entreposage, etc.).
7. Maîtrise des outils de suivi des commandes et des expéditions (tableaux de bord, fichiers de suivi Excel, portails fournisseurs et transporteurs).

Expérience :

1. Bonne maîtrise d’Excel (listes, filtres, formules de base).
2. Capacité à exécuter les processus avec rigueur et précision, notamment :
3. Création et suivi des commandes d’achat ;
4. Relance et suivi des fournisseurs et transitaires ;
5. Vérification des documents (bons de livraison, factures, documents douaniers) ;
6. Réception physique et administrative des marchandises ;
7. Suivi des indicateurs de performance (KPI) ;
8. Identification, remontée et suivi des anomalies (retards, écarts, litiges) jusqu’à leur résolution.
9. Expérience professionnelle dans les domaines des achats, de l’approvisionnement, de la logistique internationale ou de la gestion des commandes constitue un atout.

Pourquoi rejoindre BIA?

1. Un contrat à durée indéterminée (CDI).
2. Une rémunération compétitive assortie d’un ensemble attractif d’avantages sociaux et extra-légaux.
3. L’opportunité d’évoluer au sein d’une entreprise à taille humaine, à dimension internationale, favorisant l’autonomie, l’esprit d’équipe et la prise d’initiative.
4. La possibilité de collaborer avec des collègues expérimentés et passionnés au sein d’une entreprise familiale en pleine croissance et reconnue pour son succès.
5. Une opportunité de carrière stimulante, accompagnée d’un programme de formation complet favorisant le développement de vos compétences.
6. Un poste offrant des défis variés et la possibilité de prendre des initiatives tout en contribuant activement à l’évolution et à l’amélioration de la fonction.