HR Business Partner Support Intern at Ayvens in Rome

HR Business Partner Support Intern

Location: Rome

At Ayvens, progress starts with you.

Our ambitions to shape the future of sustainable mobility are powered by our talent. Join us, and get better with every move.

Ayvens, Società del Gruppo Société Générale, è il nuovo brand globale della mobilità sostenibile, nato dall’unione di ALD Automotive e LeasePlan. L’azienda è uno dei leader globali nei servizi di noleggio a lungo termine e gestione flotte ed offre servizi di noleggio e soluzioni di mobilità integrata a clienti di ogni dimensione, dalle grandi alle piccole e medie aziende, dai professionisti ai privati e alla PA, verso una mobilità a zero emissioni attraverso innovazione e servizi tecnologici d’avanguardia. In Ayvens le Persone fanno la differenza, in un viaggio in cui siamo guidate/i da 4 principi fondamentali che caratterizzano la nostra Cultura: Collaboration, Commitment, Curiosity, Authenticity. Siamo alla ricerca di nuove risorse desiderose di inserirsi in un contesto multinazionale, strutturato, dinamico e inclusivo. Se sei appassionato/a del settore Automotive e desideri intraprendere un'esperienza di Stage dall'alto valore formativo, Ayvens sta cercando proprio te!

Scopo della posizione:

Supportare la gestione operativa dei processi HR relativi all'intero ciclo di vita del dipendente, collaborando con gli HR Business Partner e facilitando il corretto svolgimento delle attività amministrative e organizzative della funzione

Principali attività:

• Gestire le attività di raccolta, verifica e archiviazione della documentazione di assunzione, fornendo supporto ai nuovi assunti durante il processo di onboarding.

• Supportare la gestione delle modifiche contrattuali dei dipendenti (es. proroghe, trasformazioni a tempo indeterminato, variazioni contrattuali) sulla base delle indicazioni fornite dagli HR Business Partner.

• Coordinarsi con il reparto IT per la gestione delle dotazioni aziendali in caso di nuove assunzioni, cessazioni o cambi di ruolo, attraverso gli strumenti di ticketing aziendali.

• Monitorare la raccolta e la corretta archiviazione dei documenti che richiedono la firma del dipendente.

• Curare l'archiviazione, sia cartacea sia digitale, della documentazione HR.

• Supportare il processo di mappatura dei conflitti di interesse, collaborando con gli HR Business Partner e il team Compliance.

• Monitorare e tracciare le attività di straordinario in collaborazione con il team HR Administration.

• Predisporre e gestire la documentazione relativa alla normativa GDPR.

• Supportare gli HR Business Partner nella gestione dei contratti di somministrazione.

• Supportare la gestione del programma di smart working, garantendo il rispetto delle normative e delle policy aziendali e monitorandone l'andamento.

• Collaborare con le altre funzioni HR per assicurare il corretto scambio di informazioni relative al ciclo di vita del dipendente.

• Monitorare le caselle di posta elettronica e le liste di distribuzione dedicate alle tematiche di smart working e alle attività di competenza degli HR Business Partner.

• Condurre exit interview rivolte a stagisti e lavoratori a tempo determinato.

• Supportare gli HR Business Partner nella predisposizione di reportistica, analisi e presentazioni.

Competenze/conoscenze soft e tecnico-specialistiche:

• Laurea in discipline umanistiche, economiche.

• Requisito essenziale: ottima conoscenza della lingua inglese.

• Requisito essenziale: ottima conoscenza del Pacchetto Office in particolare Excel/Power Point.

• Elevata riservatezza nella gestione delle informazioni, precisione e attenzione ai dettagli.

• Approccio proattivo e, rapidità di apprendimento ed azione.

• Digital oriented.

• Buone doti relazionali e di orientamento al cliente interno.

• Capacità organizzative e di gestione delle priorità.

• Attitudine al lavoro in team e alla collaborazione interfunzionale.

Why Ayvens?

With over 3.1 million vehicles managed across more than 40 countries, we provide full-service leasing, flexible subscription services, fleet management services and multi-mobility solutions to customers of all sizes, including large corporates, SMEs, professionals, and private individuals. By leveraging our unique position to lead the way to net zero and further shape the digital transformation of the industry, we are well-positioned to meet the evolving mobility needs of our clients and provide them with the solutions they need to thrive.

At Ayvens, we believe that our success is driven by our commitment to customer satisfaction. Our team is dedicated to delivering innovative solutions and technology-enabled services that help our customers focus on their everyday business. We’re committed to sustainable mobility and have made it a core part of our strategy. In everything we do, we’re guided by the principles of authenticity, curiosity, commitment and collaboration. We aim to foster an organisation that's diverse in people and ideas, where everyone can thrive and be themselves, no matter who they are.

Join us on this exciting journey as we continue to enable the transformation towards large scale adoption of sustainable mobility and provide our customers with the solutions they need to succeed. Follow our page for the latest updates, news, and insights.