Assistant d'accueil / Assistante d'accueil et… at Artelia · Toulouse

Description de l'entreprise

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’industrie et de la mobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement.

Nos 10 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans  le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires. 

Description du poste

Votre équipe :

Le site de Balma d'ARTELIA regroupe différentes entités du groupe sur les activités diverses d'ingénierie dans les domaines de l'aménagement du territoire, du bâtiment et de l'industrie.

Rattaché hiérarchiquement à la direction de l'Agence Eau et Aménagement des Territoires de Toulouse, vous occupez le poste d'assistant / assistante d'accueil et administratif / administrative .

En lien direct avec les autres assistantes des entités du groupe vous assurez l'accueil du site et la gestion support à l'ensemble des équipes. Le site regroupe environ 140 personnes.

Vos missions :

• Accueil Physique des visiteurs/livraisons site ;
• Accueil/standard téléphonique site ;
• Gestions des courriers Entrées/Sorties ;
• Assistance à la gestion des véhicules de service ;
• Assistance à la gestion de l'entretien des locaux du site en lien avec le responsable d'établissement;
• Assistance à la gestion du parc informatique de l'agence;
• Assistance à la gestion des fournitures des entités représentées (bureau, EPI, etc.) ;
• Relais opérationnel avec les services support (informatique, logistique, financier, etc.) ;
• Gestion logistique des réunions et déplacements en lien avec les managers.

En fonction des opérations ces missions sont réalisées de façon autonome ou en relation avec d’autres équipes de l’implantation toulousaine d’Artelia ou issues d’autres agences.

En fonction du profil et de l’appétence du candidat, une dimension support technique ou commercial pourra également être intégrée aux responsabilités de ce poste (support montages de dossiers de candidatures, appui à l'établissement de présentations commerciales ou de communication pour les entités).

Au delà des missions quotidiennes et communes à l'ensemble des entités, le temps de travail restant sera répartie proportionnellement sur les différentes

Qualifications

Vous avez une expérience d’au moins 2 ans dans les domaines de la gestion administrative et technique.

De formation initiale (baccalauréat, BTS ou équivalent) en assistanat, vous disposez des compétences suivantes :

• Maîtrise de l’outil informatique (Pack office, Outlook…)
• Appétences pour l'apprentissage d'applicatifs nouveaux propre au groupe
• Savoir-être attendu : Réactivité, Rigueur, Autonomie, Aisance relationnelle, Dynamisme, Sens du travail en équipe, sens de la confidentialité et discrétion…
• Une connaissance de l'environnement des bureaux d'ingénierie et de prestations intellectuelles et serait un plus.

Informations supplémentaires

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

1. Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
2. Entretien avec un recruteur : l’objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
3. Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous, le mode de fonctionnement de l’équipe.

Si c’est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d’un café ou lors d’un déjeuner

Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.