♿ ASSISTANT ADMINISTRATIF -… at APF Entreprises · Vitrolles

Description de l'entreprise

Chez APF Entreprises, nous croyons que chaque compétence peut devenir une force pour l’inclusion ! 1er réseau de travail adapté en France, nous faisons partie de l’Association APF France Handicap qui rassemble une cinquantaine de structures avec environ 6000 collaborateurs dont 3800 en situation de handicap.

Notre mission ? Offrir des opportunités professionnelles durables et donner à chacun la possibilité de révéler son potentiel ! Basée à Aix-Les-Milles et spécialisée dans le Tertiaire, le TPMR et la sous-traitance, notre Entreprise Adaptée accompagne également de Grands Comptes en région PACA avec des prestations de qualité.

Parce qu’inclure, c’est construire un avenir plus juste et plus solidaire, nous plaçons l’humain au cœur de nos choix et nous privilégions les travailleurs en situation d’handicap et les bénéficiaires de l’obligation d’emploi (RQTH & BOETH*) à compétences égales, conformément à l’Article L.5212-2 du Code du Travail.

Description du poste

* Ce recrutement étant réalisé par notre EA, ce poste est destiné aux travailleurs handicapés orientés vers le marché du travail par la Commission des Droits et de l'Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) et titulaire de la Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) et/ou de la mention Bénéficiaire de l'Obligation d'Emploi des Travailleurs Handicapés (BOETH)

DESCRIPTION DU POSTE Contribuer à la fluidité du processus de facturation en assurant le traitement, le suivi et la résolution des litiges fournisseurs dans les meilleurs délais, tout en garantissant une communication efficace entre les services internes et les partenaires externes. Rattaché(e) au à la Direction des Achats, vous assurerez l'interface entre les services Achats, Comptabilité, les opérationnels et les fournisseurs afin de garantir le traitement efficace des factures en litige … voici vos futures missions (liste non exhaustive) :

GESTION DES LITIGES DE FACTURATION

• Assurer le lien entre les services Comptabilité et Achats concernant les factures en litige
• Identifier les causes des litiges et coordonner les actions correctives avec les parties prenantes internes et externes

TRAITEMENT DES LITIGES LIES AUX COMMANDES

• Contacter les fournisseurs lorsque les factures sont rejetées en raison de l'absence d'un numéro de commande
• Demander la réémission des factures avec les références conformes

TRAITEMENT DES ECARTS DE MONTANT

• Analyser les écarts entre le montant de la facture et celui de la commande
• Échanger avec les opérationnels et les fournisseurs afin d'identifier l'origine de l'écart
• Établir, à la demande des opérationnels, les avenants nécessaires pour permettre la régularisation et le solde de la facturation

SUIVI DES RECEPTIONS

• Relancer les opérationnels lorsque les factures sont bloquées en raison d'une absence de réception
• Assurer un suivi régulier par téléphone et par courrier électronique jusqu'à la régularisation du dossier

CORRECTION DES ERREURS ADMINISTRATIVES

• Solliciter les fournisseurs pour la réémission des factures lorsqu'une erreur est constatée sur l'entité facturée
• Gérer les situations de dépôt tardif des factures en demandant l'émission des avoirs et la création de nouvelles factures conformes

GESTION DES AUTRES MOTIFS DE REJET

• Analyser les motifs de rejet non standards
• Rechercher les solutions adaptées en collaboration avec les fournisseurs, les acheteurs, les opérationnels et le service comptable

COMMUNICATION ET SUIVI

• Rédiger des courriers et relances destinés aux fournisseurs concernés par des litiges récurrents
• Assurer le suivi administratif des dossiers jusqu'à leur résolution complète
• Tenir à jour les outils de suivi et de reporting

COMPETENCES REQUISES

• Bonne maîtrise des outils bureautiques notamment Excel
• Aisance dans l'utilisation de plusieurs applications métiers (comptabilité, achats, gestion documentaire, ERP)
• Capacités rédactionnelles permettant de produire des courriers, relances et comptes rendus clairs et professionnels
• Bonne compréhension des processus administratifs de facturation et d'achats
• Sens du service et de la coopération
• Excellentes qualités de communication orale et écrite
• Capacité à gérer plusieurs échanges téléphoniques quotidiens avec Fournisseurs, Acheteurs, Opérationnels, Comptabilité …

Qualifications

PROFIL RECHERCHE Formation en gestion administrative, assistanat, comptabilité, gestion PME/PMI ou domaine équivalent ; une 1ère expérience dans un environnement administratif, comptable ou achats est appréciée ; un savoir-faire dans le traitement des factures ou des litiges fournisseurs constitue un atout !

SOFT SKILLS INDISPENSABLES

• Rigueur et sens de l'organisation
• Conscience professionnelle
• Résilience face aux situations complexes ou aux relances répétées
• Réactivité et capacité d'analyse
• Persévérance dans le suivi des dossiers
• Goût du travail en équipe
• Sens de la confidentialité

INFORMATIONS

Contrat : 35h/semaine en CDD 6 mois avec renouvellement possible en fonction des besoins de notre client
Horaires indicatifs : 8h30-12h30/13h30-16h30 du Lundi au Vendredi & date de démarrage « dès que possible ! »
Lieu : au Siège Social basé à Vitrolles (si continuité après terme « mutation » en Agence à La Duranne)
Salaire & Avantages : ????€ brut mensuel + panier repas 9.32€ net/jour travaillé (non soumis à l’impôt) + Mutuelle proposée à l’embauche + CSE …

Informations supplémentaires

« Imaginez … vous franchissez la porte et vous découvrez une équipe soudée, un environnement bienveillant où vos compétences comptent et où vos qualités humaines font la différence. Chaque jour, vous relevez des défis, vous apportez des solutions et vous contribuez à un projet qui a du sens. Si vous vous voyez déjà dans cette histoire, c’est que vous êtes prêt(e) à en écrire le prochain chapitre avec nous ! Postulez dès maintenant et commencez l’aventure ... »