AUXILIAR ADMINISTRATIVO 'A' (GUANAJUATO, México)

Propósito generalCalcular, registrar, generar y controlar las comisiones devengadas por la fuerza de ventas en el Distrito, a través del análisis de la facturación , cobranza, políticas y procesos operados en ICM y SAP, con la finalidad de generar pagos quincenal y emitir los reportes de venta que le sean solicitados por sus superiores.Principales Funciones1.- Verificar que los clientes facturados se encuentren vigentes en la base de datos de ICM, SAP y CRM, así como su historial crediticio, con la finalidad de mantener constantemente actualizado el sistema y evitar retrasos en la facturación y evitar la venta a clientes deudores.2.- Mantener constantemente actualizada la base de datos de los clientes, en lo referente a su Razón Social, domicilio fiscal, RFC, precios, descuentos, días de corte, y rotulaciones, mediante su registro en ICM, CRM y SAP, con la finalidad de agilizar la generación de registros, guías y facturas para el control del proceso comercial en su Distrito.3.- Realizar la refacturación a los clientes, de acuerdo a las políticas escalecidas por la empresa, tales como autorizaciones del Gerente Regional, firmas, cartas de motivos, rayado de guías y verificando los motivos del cliente, con la finalidad de controlar la facturación y emitir los reportes mensuales requeridos.4.- Verificar que en el Spool de trabajo no existan documentos comerciales pendientes por facturar, a través de los sistemas ICM-SAP, con la finalidad de no generar facturas que después tengan que ser canceladas.5.- Corregir, quitar, aplicar y capturar las refacturaciones solicitadas, a través de recapturar precios, descuentos y vigencias, así como generar los incidentes que sean necesarios para la Facturación Central, con la finalidad de apoyar en el proceso de refacturación y contar con la información correcta cuando se solicite.6.- Verificar que las cantidades depositadas correspondan a las facturas emitidas a los clientes, mediante los registros de SAP e ICM, con la finalidad de llevar un control de los ingresos contra facturas y generar los reportes de venta y cartera vencida por Asesor y Regional de Ventas.7.- Verificar que los pagos realizados por el cliente se encuentren en el Cash del sistema, mediante su análisis y control en los registros electrónicos de la empresa, con la finalidad de identificar cuentas y clientes con cartera vencida y emitir los reportes para los Asesores de Venta y Gerentes Regionales de Venta.8.- Elaborar los reportes de cobranza en tiempo y forma, mediante la generación de reportes a través de los sistemas ICM-SAP y su verificación constante, con la finalidad de controlar los pagos por cliente y determinar la cartera vencida para su análisis con los Asesores y Gerentes de venta.9.- Elaborar el reporte diario de ventas, facturación y sobrepeso, a través de los registros en SAP e ICM, con la finalidad de informar a las Gerencias Regionales y Asesores de Venta.10.- Apoyar, cuando así se solicite, en la coordinación de los servicios de mantenimiento, limpieza, jardinería, papelería y demás servicios de administración, a través de la programación de pagos a proveedores de servicios y el control mensual, con la finalidad de mantener al día las instalaciones.11.- Realizar cualquier trabajo o actividad que se le encomendada por su jefe inmediato.Toma de DecisionesCorregir, quitar, aplicar y capturar las refacturaciones solicitadas, a través de recapturar precios, descuentos y vigencias, así como generar los incidentes que sean necesarios para la Facturación CentralVerificar que en el Spool de trabajo no existan documentos comerciales pendientes por facturar, a través de los sistemas ICM-SAPRelaciones Internas1.-Finanzas para lo referente a facturación mensual y consultar dudas.2.-Contraloría para consultar pagos y entrega de reportes de venta y cartera vencida.3.-Facturación Central para generar refacturaciones, incidentes y solicitud de ayuda en fallas de los sistemas. 4.-Administrador Distrital para solicitar apoyo en la refaturación y consultar dudas.Relaciones Externas1.-Clientes para proporcionar o solicitar informes sobre facturas, pagos, cobros y rastreo de las mismas.Herramientas de TrabajoNEXTEL / TELCELEducaciónEscolaridad mínima: Preparatoria o equivalente Escolaridad ideal: Lic en administración, contabilidad o mercadotecnia trunca o terminada Área de especialidad: Administración y/ contabilidad Experiencia Laboral:1 año Requiere viajar: No Idioma adicional: No es necesario Idioma requerido: No es necesario Grado de dominio: No es necesarioPerfil de ConocimientoGENERALES Atención telefónica y personal a clientes Solución de conflictos Administración de facturas Archivo Redacción y ortografía Manejo de PC ESPECÍFICOS Elaboración de reportes y gráficos Manejo de cartera vencida y cobranza Manejo avanzado de paquetería Office Productos y serviciosPerfil de ExperienciaGENERAL 1 año en atención a clientes, administración y archivo ESPECÍFICACompetenciasSeguridad y bienestar Orientación a resultados Trabajo en equipoCreatividad y apertura al cambio Servicio al clienteVisión de negocioLiderazgo de equipo