Human Resources Support Administrator | Permanent Full Time (1.0 FTE) | CHEO Research Institute

Human Resources Support Administrator | Permanent Full Time (1.0 FTE) | CHEO Research Institute Location: Research 2 Compensation Pay Range: $0.00-$0.00 Summary: Please send your resume with a cover letter to researchhr@cheo.on.ca with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please. JOB DESCRIPTION Posting # – RI-26-027 Posting Period: May 19 to June 2, 2026 POSITION: Human Resources Support Administrator CHEO Research Institute – Office of Research Services (ORS) New Position TERM: Full-time (FTE 1.0), Permanent SALARY: $25 - $32/hour (will be commensurate with skills and experience) REPORTS TO: Director of Human Resources, Research Institute Children’s Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (“CHEO RI”) is the research arm of the Children’s Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children’s Treatment Centre (“CHEO”) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEO RI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth, and family in our community and beyond. CHEO RI has an immediate requirement for an individual to join their Human Resources Department as a Human Resources Support Administrator for the Office of Research Services (ORS), with a focus on providing support to various departments under Human Resources, including Health, Safety & Wellness, Learning & Development, Volunteer Services, Appointment Program and Human Resource. KEY RESPONSIBILITIES Health, Safety & Wellness Operations Support (Primary Focus) Provides operational and administrative support to the Health, Safety & Wellness (HSW) program, including mandated health surveillance tracking, conducting workplace inspections, supporting Joint Health and Safety Committee (JHSC) activities, wellness initiatives, and HSW program quality management systems improvement coordination. Working with HSW team members ensure compliance, consistency, and timely follow‑up across all the CHEO RI sites. Support the ongoing administration of the CHEO RI HSW program. Coordinate and participate in regular workplace inspections, including documentation, REDCap data entry, reporting and follow‑up to resolution. Maintain and update the REDCap workplace inspection database to ensure accurate, complete, and timely records and reporting. Prepare and distribute workplace inspection reports to site leaders, managers, and the Health, Safety & Wellness Manager. Track corrective and preventive actions (CAPAs) and follow up with managers to ensure timely completion. Serve as a worker representative on the CHEO RI Joint Health & Safety Committee, includes attending meetings, conducting workplace inspections, and participating in committee activities. Liaise with our workforce and facilities teams to support hazard identification, resolution, and regulatory compliance. Maintain documentation, records, and files in accordance with regulatory and organizational requirements (ALCOA‑C principles). Support the Safety Reporting System (SRS), including data entry, documentation, and follow‑up as required. Contribute to Health & Safety communications and internal postings on CHEONet, ensuring information is current and accurate. Provide general administrative and operational support to the HSW Manager and the broader Health, Safety & Wellness program. Learning & Development Team Support Provides administrative and operational support for Learning & Development initiatives to ensure compliance, continuity, and effective delivery. Lead mandatory training surveillance for volunteers, ensuring compliance with organizational requirements. Provide administrative support for the annual CHEO RI Summer Student Research Day. Support the coordination and moderation of education sessions and learning events. Serve as backup support for orientation activities to ensure continuity of onboarding processes. Provide administrative support for mandatory training coordination and delivery for staff, as required. Perform other duties as assigned within the Learning & Development portfolio. Volunteer Services & Appointment Program Support Supports the effective administration and oversight of the Volunteer and Appointment Programs. Provide day‑to‑day administrative support to the Volunteer & Appointment Program Administrator. Provide administrative support for documentation management within the Volunteer and Appointment Programs, ensuring files are complete, current, and appropriately organized. Human Resources General Support Provides general administrative and operational support for Human Resources functions. Maintain organizational distribution lists. Provide bi‑weekly timekeeping support and processing. Prepare employment‑related letters, including salary confirmation and employment verification. Process HR transactions and activities in Workday. Conduct regular audits of HR processes in accordance with established standard operating procedures. Perform other related duties as assigned within the scope of this role. QUALIFICATIONS Post-secondary education (diploma or certificate) in Occupational Health & Safety, Human Resources or Business Administration, or another related field. Two (2) or more years of experience providing administrative support in a fast-paced environment, supporting a customer focused and service driven environment, particularly within a human resources department or a department with a focus on health and safety. Demonstration of a high level of professionalism and accountability. Proficient computer skills (Microsoft Office 365 and SharePoint). Strong organizational skills including time management, prioritization, scheduling and file management. High degree of accuracy, with strong attention to detail and proofreading skills. Demonstrated ability to handle sensitive information with a high degree of confidentiality, discretion, and commitment to data protection and privacy. Excellent verbal and written communication skills, with strong interpersonal abilities and a customer service mindset. Assets: Coursework or training in Ontario Occupational Health & Safety legislation, workplace inspections, incident reporting, and Joint Health & Safety Committee (JHSC) fundamentals. Familiarity with quality and compliance principles (ALCOA‑C). JHSC Certification or related Health & Safety training. CHRP or CHRL designation. Experience with REDCap, SurveyMonkey, Workday, Excel, Safety Reporting Systems. Proficiency in both official languages (English and French). WORKING CONDITIONS Work independently and in a team-based environment. Ability to work under tight deadlines. On-site work, with the flexibility to work in a hybrid work model. OTHER REQUIREMENTS Eligible to work in Canada; Compliance with CHEO RI’s occupational health, immunization, and health‑surveillance requirements, as applicable to the role and work environment. Completion of a Police Record Check, in accordance with institutional and regulatory requirements. TO APPLY Please send a complete CV and cover letter, clearly outlining your experience in relation to the role, to researchhr@cheo.on.ca including the posting number in the subject line. Those who do not provide a comprehensive cover letter will not be considered for the role. The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at researchhr@cheo.on.ca. The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. For this posting, the CHEO Research Institute may use artificial intelligence during the selection and recruitment process. Worksite, unless otherwise indicated will be 401 Smyth Road, Ottawa, ON, K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted. CHEO Research Institute - Human Resources Department researchhr@cheo.on.ca 401 Smyth Road Ottawa, ON, K1H 8L1, CANADA DESCRIPTION DE POSTE Numéro d’affichage - #RI-26-027 Période d’affichage – du 19 mai au 2 juin, 2026 POSTE: Administratrice ou administrateur des Ressources humaines IR de CHEO - Bureau des services de recherche Nouveau position DURÉE: Temps plein (1,0 ETP), permanant SALAIRE: 25 - 32$/heure, sera proportionnel au compétences et l’expérience RELÈVE DE: Directrice des Ressources humaines L’Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario Inc. (« IR de CHEO ») est l’organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l’Université d’Ottawa. Nous reconnaissons qu’Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de la Nation algonquine Anishinabe vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. L’IR du CHEO rend également hommage à tous les peuples des Premières Nations, des Inuits et des Métis, ainsi qu’à leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire. CHEO est une institution et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu pour être une source de soutien dans notre collectivité. L’IR de CHEO travaille pour créer de nouvelles connaissances et de nouvelles preuves pour soutenir CHEO dans sa prestation de soins de classe mondiale à nos enfants. Notre mission à l’IR de CHEO est de mettre en relation des talents et des technologies exceptionnels, dans le but de mener des recherches permettant de changer la vie de chaque enfant, adolescent et famille de notre communauté et au-delà. L’Institut de recherche (IR) du CHEO a immédiatement besoin d’une administratrice ou d’un administrateur des Ressources humaines pour le Bureau des services de recherche (BSR). La personne se concentrera sur la prestation d’un soutien aux divers services relevant des Ressources humaines, notamment : Santé, sécurité et bien-être, Apprentissage et perfectionnement, Services bénévoles, Programme des nominations et Ressources humaines. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Soutien opérationnel à l’équipe Santé, sécurité et bien-être (priorité) Fournir un soutien opérationnel et administratif au programme de Santé, sécurité et bien-être (SSBE), y compris le suivi obligatoire de la surveillance de la santé, l’exécution d’inspections des lieux de travail, le soutien des activités du Comité mixte de santé et de sécurité (CMSS), les initiatives en matière de bien-être et la coordination de l’amélioration des systèmes de gestion de la qualité du programme de SSBE. La collaboration avec les membres de l’équipe de SSBE permet d’assurer la conformité, l’uniformité et le suivi en temps opportun dans l’ensemble des sites de l’IR du CHEO. Appuyer l’administration continue du programme de SSBE de l’IR du CHEO. Coordonner les inspections régulières des lieux de travail et y participer, notamment la documentation, la saisie de données REDCap, la production de rapports et le suivi en vue d’une résolution. Tenir et mettre à jour la base de données REDCap sur les inspections des lieux de travail pour assurer l’exactitude, l’intégralité et la rapidité des dossiers et des rapports. Préparer des rapports d’inspection des lieux de travail et les distribuer aux responsables des sites, aux gestionnaires et au gestionnaire, Santé, sécurité et bien-être. Assurer le suivi des mesures correctives et préventives (MCP) et faire un suivi auprès des gestionnaires pour s’assurer qu’elles sont prises en temps opportun. Agir à titre de représentante ou représentant des membres du personnel au sein du Comité mixte de santé et de sécurité de l’IR du CHEO en assistant aux réunions, en menant des inspections sur les lieux de travail et en participant aux activités du comité. Assurer la liaison avec notre effectif et nos équipes des installations pour appuyer l’identification et la résolution des dangers ainsi que la conformité réglementaire. Tenir à jour la documentation, les registres et les dossiers conformément aux exigences réglementaires et organisationnelles (principes ALCOA-C). Assurer le soutien du Système de rapports de sécurité (SRS), y compris la saisie des données, la documentation et le suivi au besoin. Contribuer aux communications sur la santé et la sécurité et aux avis de postes à pourvoir internes sur CHEONet, en veillant à ce que l’information soit à jour et exacte. Fournir un soutien administratif et opérationnel général au gestionnaire, SSBE, et à l’ensemble du programme de Santé, sécurité et bien-être. Soutien à l’équipe Apprentissage et perfectionnement Fournir un soutien administratif et opérationnel pour les initiatives de l’équipe Apprentissage et perfectionnement afin d’en assurer la conformité, la continuité et l’exécution efficace. Diriger la surveillance de la formation obligatoire pour les bénévoles, en veillant au respect des exigences organisationnelles. Fournir un soutien administratif pour la Journée annuelle de recherche des étudiants d’été de l’IR du CHEO. Appuyer la coordination et l’animation des séances de formation et des activités d’apprentissage. Assurer une couverture de relève pour les activités d’orientation afin d’assurer la continuité des processus d’intégration. Fournir un soutien administratif pour la coordination et la prestation de la formation obligatoire pour le personnel, au besoin. Accomplir d’autres tâches assignées au sein du portefeuille de l’équipe Apprentissage et perfectionnement. Soutien à l’équipe Services bénévoles et au Programme des nominations Appuyer l’administration et la surveillance efficaces des Services bénévoles et du Programme des nominations. Fournir un soutien administratif quotidien à l’administratrice ou à l’administrateur des Services bénévoles et du Programme des nominations. Fournir un soutien administratif pour la gestion de la documentation dans le cadre des Services bénévoles et du Programme des nominations, en veillant à ce que les dossiers soient complets, à jour et bien organisés. Soutien général aux Ressources humaines Fournir un soutien administratif et opérationnel général aux fonctions de ressources humaines. Tenir à jour les listes de distribution organisationnelles. Assurer un soutien et le traitement de la comptabilisation du temps aux deux semaines. Préparer des lettres liées à l’emploi, y compris les vérifications salariales et les confirmations d’emploi. Traiter les transactions et les activités des RH dans Workday. Effectuer des vérifications régulières des processus des RH conformément aux procédures normales d’exploitation établies. Accomplir d’autres tâches connexes assignées, conformément à la portée du poste. QUALIFICATIONS Études postsecondaires (diplôme ou certificat) en santé et sécurité au travail, en ressources humaines ou en administration des affaires, ou dans un autre domaine connexe. Au moins deux (2) ans d’expérience de la prestation de services de soutien administratif dans un environnement dynamique, axé sur le service à la clientèle, en particulier au sein d’un service des Ressources humaines ou d’un service qui met l’accent sur la santé et la sécurité. Haut niveau de professionnalisme et de responsabilité. Maîtrise de l’informatique (Microsoft Office 365 et SharePoint). Solides compétences organisationnelles, notamment en gestion du temps, en établissement des priorités, en ordonnancement et en gestion des dossiers. Haut degré de précision, grand souci du détail et compétences en correction d’épreuves. Capacité démontrée à traiter des renseignements de nature délicate avec un degré élevé de confidentialité, de discrétion et d’engagement envers la protection des données et la confidentialité. Excellentes compétences de communication tant à l’oral qu’à l’écrit, solides aptitudes interpersonnelles et sens aigu du service à la clientèle. Atouts : Cours ou formation sur la législation de l’Ontario en matière de santé et de sécurité au travail, les inspections des lieux de travail, le signalement des incidents et les principes fondamentaux du Comité mixte de santé et de sécurité (CMSS). Connaissance des principes de qualité et conformité (ALCOA-C). Certification du CMSS ou formation connexe en santé et sécurité. Titre de CRHA ou de LRHA. Expérience de REDCap, SurveyMonkey, Workday, Excel et des systèmes de rapports de sécurité. Maîtrise des deux langues officielles (anglais et français). CONDITIONS DE TRAVAIL Capacité à travailler en équipe et de façon autonome. Capacité à travailler dans des délais serrés. Travail sur place, avec la possibilité de travailler selon un mode hybride. AUTRES EXIGENCES Autorisation de travailler au Canada. Conformité aux exigences de CHEO RI en matière de santé au travail, de vaccination et de surveillance de la santé, telles qu'elles s'appliquent au rôle et à l'environnement de travail. Réalisation d'un contrôle des antécédents judiciaires, conformément aux exigences institutionnelles et réglementaires. POUR POSTULER Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation décrivant votre expérience par rapport au poste à researchhr@cheo.on.ca, en incluant le numéro de l’avis de poste à pourvoir sur la ligne d’objet. Les candidatures des personnes qui ne fournissent pas de lettre de présentation complète ne seront pas prises en considération pour le poste. L’Institut de recherche de CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche, et nous sommes heureux de recevoir les demandes de tous les candidats qualifiés. Les candidats qui auront besoin de mesures d’adaptation durant le processus de demande d’emploi sont priés d’envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario à l’adresse suivante : researchhr@cheo.on.ca. L’Institut de recherche de CHEO cherche à accroître l’équité, la diversité et l’inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l’éducation et l’avancement de carrière, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l’importance aux parcours de carrière et aux perspectives diversifiées et non traditionnelles et nous valorisons les compétences telles que la résilience, la collaboration et l’établissement de relations. Nous invitons les membres des minorités racialisées, les peuples autochtones, les personnes handicapées, les personnes ayant des orientations sexuelles minoritaires et des identités de genre ainsi que les autres personnes qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires à présenter leur demande afin de collaborer de manière productive avec des communautés diverses. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront convoqués à une entrevue. L’IR du CHEO peut utiliser l’intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection. Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situé au 401, chemin Smyth, à Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l’ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue. Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines researchhr@cheo.on.ca 401, chemin Smyth Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA